會計軟件中操作日志存在的問題與對策研究

一、問題的提出
　　實現會計電算化后面臨的一個重要問題是會計信息載體以磁性介質為主，紙介質為輔，而磁性介質上數據的修改無法象紙介質那樣留下可辯認的痕跡，以為日后審計等工作留下應有的線索。為解決這一問題，在會計軟件中設置了各種日志文件：操作日志、控制日志、系統(tǒng)與程序修改日志、數據資料使用日志及業(yè)務日志等。這幾種日志文件的作用都是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作，來保證數據的安全性、真實性。但由于這幾種日志文件的內容及作用方面存在著一定的交叉，因此，目前國內的會計軟件絕大多數只設計了操作日志文件。
　　操作日志是指對進入會計軟件中的所有操作進行跟蹤記錄，從而確保所有經授權或未經授權的接觸和修改活動都留有痕跡，以提高計算機系統(tǒng)的安全性。其內容應包括操作日期、進入時間、推出時間、操作內容等。
　　為了進一步實現內部控制，從而進一步提高會計信息的安全性，操作日志包括機制操作日志和手工操作日志，前
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模塊；
　　（）缺少軟件操作的狀態(tài)，如正常通過、或未有通過等。
　　分析出現的上述問題我們可以看到，記錄內容的不全面造成機制操作日志可用價值不大，失去了存在的意義；操作時間記錄得過粗，使我們看到有些操作者在同一時間進入，又在同一時間退出的現象；操作執(zhí)行的功能記錄不夠具體，一旦出現問題不便于核查問題；沒有操作狀態(tài)的記錄，容易引起誤解，以及日后查詢工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，筆者所接觸的一家軟件，出現了下表所示的操作日志記錄。
　　操作人姓名進入時間退出時間操作內容……………………
　　杜玫筠：：：：制作憑證
　　李傳茂：：：：制作憑證
　　李傳茂：：：：審核憑證
　　李傳茂：：：：制作憑證
　　……………………
　　從操作日志的時間記錄中我們可以看到，李傳茂同志在制作完憑證后，即刻對憑證進行了審核工作，是否存在軟件允許自己審核本人制作的憑證呢？經過詢問我們了解到，李傳茂在試圖審核自己制作的憑證時未能通過。由此，我們看到操作日志對操作內容做了如實地記錄，但是，由于記錄內容過于籠統(tǒng)，以致造成誤會。在此筆者認為操作執(zhí)行功能的記錄應該具體基本功能，同時記錄操作執(zhí)行的狀況。例如，制作憑證記錄到憑證編號，審核憑證記錄到所審核的記帳憑證編號等，執(zhí)行功能通過與否，諸如此類的具體內容。這樣做的好處是便于落實責任，究查問題，真實全面的反映會計人員操作情況，也便于日后審計工作的順利進行。
　�、硻C制操作日志備份、打印問題
　　操作日志的備份工作同樣未能引起重視，許多軟件的數據備份內容中并不包括機制操作日志的備份，甚至一些軟件鑒于機制操作日志文件過大，在月末結帳后自動進行刪除，或沒有提供機制操作日志備份的功能。
　　筆者認為會計軟件的備份功能不僅包括會計數據的備份，而且還應當包括操作日志的備份。當然，隨著軟件系統(tǒng)的規(guī)模增大，尤其是網絡版軟件，操作日志文件會隨著業(yè)務量的增大而變大，然而，當今硬件技術的飛速發(fā)展使得存儲容量不再成為問題，加之財務部門使用的機器要求專機專用，備份的保存工作應該說是完全能夠做得很好的。
　　同時，軟件應該提供機制操作日志的強制備份功能，即依據一定時期，或依據機制操作日志文件的大小，適時提示進行備份工作或強制自動進行備份工作，機制操作日志的刪除要有權限限制，絕不能在做尚未備份和打印機制操作日志的情況下就刪除日志。機制操作日志的打印一般來講是由系統(tǒng)管理員每月打印一次并裝訂成冊，年末與手工操作日志、其他會計檔案一并送交存檔。
　　三、手工操作日志存在的問題及對策
　　目前已實現會計電算化的基層單位普遍存在一個問題，即手工操作日志的記錄內容是從機制操作日志中抄錄而來的。這樣做的后果是造成手工操作日志流于形式，未能起到設置手工操作日志的真正作用，要求上機填寫手工操作日志是從另一方面保證上機操作記錄的真實性。這一點在實際工作中應當加以足夠的重視。
　　單機版軟件的手工操作日志，一般用一個記錄簿就夠了；網絡版軟件的手工操作日志問題較復雜些。目前許多使用網絡版軟件的單位普遍未進行手工操作日志工作，或僅僅用一個手工操作日志記錄簿。筆者認為，僅采用一個手工操作日志記錄簿遠遠不能達到設立手工操作日志的目的，不能全面如實的反映上機操作的真實、完整情況。針對網絡版軟件的特點：工作站在都分散于各處而不 ……（未完，全文共2816字，當前僅顯示1790字，請閱讀下面提示信息。收藏《會計軟件中操作日志存在的問題與對策研究》）