避免項(xiàng)目管理中的溝通失靈

　　回想一下你所經(jīng)歷的項(xiàng)目，有沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)以下這樣的情況：客戶(hù)在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒(méi)有包含在其中，并且抱怨說(shuō)早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的是作為項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無(wú)所知，而那位成員解釋說(shuō)把這點(diǎn)忘記了；或者，你手下的程序員在設(shè)計(jì)評(píng)審時(shí)描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開(kāi)發(fā)出來(lái)后，你發(fā)現(xiàn)這和你所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……
　　可能你遇到的情況比上面談到的還要復(fù)雜。問(wèn)題到底出在哪兒呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，就兩個(gè)字――溝通。以上這些問(wèn)題都是由于溝通引起的，溝通途徑不對(duì)導(dǎo)致信息沒(méi)有到達(dá)目的地�！靶挠徐`犀一點(diǎn)通”可能只是一種文學(xué)描繪出的美妙境界。在實(shí)際生活中，文化背景、工作背景、技術(shù)背景可以造成人們對(duì)同一事件理解方式偏差很大。
　　在項(xiàng)目中，溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通�；ㄔ谶@方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的。良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)
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基礎(chǔ)之上熟悉項(xiàng)目的其它情況。
　　在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶(hù)，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。比如有的客戶(hù)希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶(hù)除周報(bào)外還希望有電話(huà)交流，也有的客戶(hù)希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿(mǎn)足不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。
　　
　　語(yǔ)言、文字還是“形象”
　　
　　項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書(shū)面和口頭兩種形式。書(shū)面溝通一般在以下情況使用：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對(duì)客戶(hù)和非公司成員使用報(bào)告的方式，如正式的項(xiàng)目報(bào)告、年報(bào)、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。書(shū)面溝通大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng)，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡(jiǎn)潔，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式�？陬^溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、_討論等。這一方式簡(jiǎn)單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不象書(shū)面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類(lèi)似確認(rèn)這樣的溝通�？陬^溝通過(guò)程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異，這是特別需要注意的。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài)，不理解的內(nèi)容一定要表示出來(lái)，以求對(duì)方的進(jìn)一步解釋?zhuān)钡竭_(dá)成共識(shí)。除了這兩種方式，還有一種作為補(bǔ)充的方式。回憶一下體育老師授課，除了語(yǔ)言描述某個(gè)動(dòng)作外，他還會(huì)用標(biāo)準(zhǔn)的姿勢(shì)來(lái)教你怎么做練習(xí)，這是典型的形體語(yǔ)言表達(dá)。像手勢(shì)、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來(lái)作為補(bǔ)充方式。它的優(yōu)點(diǎn)是擺脫了口頭表達(dá)的枯燥，在視覺(jué)上把信息傳遞給接受者，更容易理解。
　　
　　兩條關(guān)鍵原則
　　
　　在項(xiàng)目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。
　　曾經(jīng)碰到一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題，很多潛在問(wèn)題也能暴露出來(lái)。在項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題并不可怕，可怕的是問(wèn)題沒(méi)被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來(lái)的損失越大。
　　溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說(shuō)到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶(hù)或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿(mǎn)意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。
　　
　　保持暢通的溝通渠道
　　
　　溝通看似簡(jiǎn)單，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說(shuō)，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加，給相 ……（未完，全文共2787字，當(dāng)前僅顯示1772字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《避免項(xiàng)目管理中的溝通失靈》）