醫(yī)院檔案管理論文:醫(yī)院電子檔案管理問題的現(xiàn)狀及對策探討

　　醫(yī)院電子檔案管理問題的現(xiàn)狀及對策探討
　　【摘要】 隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)，醫(yī)院計算機(jī)使用的遍及，電子文件的管理成了檔案室的研究對象，本文通過對電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。
　　【關(guān)鍵詞】 電子文件 檔案 管理
　　隨著辦公自動化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報、商業(yè)信息等，都可用電子計算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對電子文件進(jìn)行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，運用計算機(jī)管理檔案已迫在眉 。
　　1 我院電子檔案管理的現(xiàn)狀
　　1.1 電子文件的優(yōu)點
　　電子文件有重復(fù)使用的特點，允許若干個查詢者同步
……（新文秘網(wǎng)http://jey722.cn省略635字，正式會員可完整閱讀）……　
。另外在醫(yī)院的《普仁》報上、醫(yī)院的網(wǎng)站上，我們也合理利用了電子文件（聲像資料），圖文并茂地把院報和網(wǎng)站展示在讀者面前。
　　2 醫(yī)院電子文件管理存在的問題
　　2.1 電子文件不能取代紙質(zhì)文件
　　醫(yī)院的電子文件只是紙質(zhì)文件生成、運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在。
　　2.2 聲像檔案歸檔
　　我院的聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項活動主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝。因此多數(shù)聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統(tǒng)一到綜合檔案室里保管，今后綜合檔案室的工作是積極和宣傳科聯(lián)系，及時將醫(yī)院的聲像檔案歸檔。
　　2.3 及時了解醫(yī)院信息
　　醫(yī)院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導(dǎo)的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。
　　2.4 由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。
　　2.5 檔案管理人員的知識有待提高
　　檔案管理人員新技術(shù)知識貧乏，加強(qiáng)檔案管理的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。
　　3 醫(yī)院電子文件管理的對策
　　3.1 加大投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
　　用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其b_m程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。
　　3.2 健全制度，明確責(zé)任
　　由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個科室都有可能成為電子文件的形成者［2］。因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)。為防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。
　　3.3 檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機(jī)管理系統(tǒng)和國家對電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用［3］。
　　3.4 檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫
　　檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對策［4］。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，因此檔案管理人員要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
　　3.5 電子文件歸檔份數(shù)
　　對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一 ……（未完，全文共2804字，當(dāng)前僅顯示1782字，請閱讀下面提示信息。收藏《醫(yī)院檔案管理論文:醫(yī)院電子檔案管理問題的現(xiàn)狀及對策探討》）