公司電子文件歸檔及管理暫行辦法

　　第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。
　　第二條 電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
　　第三條 檔案室對電子文件歸檔及管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　第四條 凡有保存價(jià)值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　第五條 電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，
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不會非正常改動。
　　第十條 各電子文件形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。
　　第十一條 歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認(rèn)真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗(yàn)登記表》，檢驗(yàn)表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由電子文件形成單位保存。
　　第十二條 電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目：
　�。�1）載體有無劃痕、是否清潔等；
　�。�2）有無病毒；
　　（3）核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及審核手續(xù)；
　�。�4）核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；
　�。�5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整；
　　第十三條 檔案室按照檢驗(yàn)要求對進(jìn)館電子文件逐一驗(yàn)收，對檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作。
　　第十四條 移交檔案館的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。
　　第十五條 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：
　　（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；
　�。�2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；
　　（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；
　�。�4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。
　　第十六條 電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
　　設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。
　　第十七條 檔案保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。
　�。�1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；
　�。�2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。
　　第十八條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。
　　第十九條 ……（未完，全文共1853字，當(dāng)前僅顯示1178字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司電子文件歸檔及管理暫行辦法》）