淺談基層海事檔案資料的管理與利用

淺談基層海事檔案資料的管理與利用

摘要:在海事處規(guī)范進(jìn)程中,無(wú)論是前期制定的各種規(guī)章制度、工作方案，還是在工作運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種業(yè)務(wù)臺(tái)賬，作為海事業(yè)務(wù)“痕跡”，都應(yīng)成為有效的檔案資料。如何能夠使這些檔案資料變成“活”的檔案，更好地服務(wù)于規(guī)范化建設(shè)，需要更為科學(xué)規(guī)范的收集、整理、保存等工作，進(jìn)而充分利用之進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析。
關(guān)鍵詞：海事 檔案資料 規(guī)范化建設(shè) 業(yè)務(wù)后評(píng)估

1、 前言
在海事監(jiān)管日常工作中，會(huì)形成很多記錄工作理念、工作思路以及工作結(jié)果的文字、圖片、音頻等不同形式的信息資料；做好對(duì)這些信息資料的管理，不但能夠滿(mǎn)足單位的穩(wěn)健發(fā)展的需要，而且對(duì)進(jìn)一步提升工作理念，轉(zhuǎn)變工作思路有著十分重要的意義。通過(guò)對(duì)單位的歷史記錄進(jìn)行科學(xué)有效的統(tǒng)計(jì)分析，能夠使上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位的運(yùn)行情況，為適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確的依據(jù)支撐；
……（新文秘網(wǎng)http://jey722.cn省略608字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
亂。
（3）檔案資料的有效性評(píng)估仍需完善。目前，每項(xiàng)海事監(jiān)管工作結(jié)束后，執(zhí)法人員都會(huì)及時(shí)的把相關(guān)工作記錄登記在相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里面，做到了工作有“跡”可循，但普遍存在缺少對(duì)其開(kāi)展后評(píng)估的問(wèn)題。前事不忘后事之師，通過(guò)業(yè)務(wù)后評(píng)估，不但可以發(fā)現(xiàn)工作出色的地方，也可以發(fā)現(xiàn)工作不足的地方，對(duì)促進(jìn)各位執(zhí)法人員工作能力的提升有很大的幫助，但在這方面工作中普遍存在不足，以至于工作無(wú)法形成閉環(huán)。
3、檔案資料的有效性評(píng)估
在工作中形成的各種臺(tái)賬以及工作方案如果只作為工作痕跡存在，顯然不符合海事管理現(xiàn)代化的要求，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用，使之變成“活”的檔案資料，方能體現(xiàn)出其意義價(jià)值。
對(duì)檔案資料的應(yīng)用，最重要的，也就是能體現(xiàn)其真正價(jià)值的途徑就是通過(guò)開(kāi)展后評(píng)估工作促進(jìn)其應(yīng)用性和有效性。通過(guò)對(duì)各種業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)分析，不但可以觀察出本單位的實(shí)際工作情況，同時(shí)也為適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，也為上級(jí)有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)。
由于業(yè)務(wù)后評(píng)估工作是一項(xiàng)針對(duì)全處各項(xiàng)工作開(kāi)展的，是一項(xiàng)跨部門(mén)協(xié)調(diào)配合的綜合性工作，因此，需要單位提供相應(yīng)的人員、技術(shù)和設(shè)備等條件加以保障。業(yè)務(wù)后評(píng)估工作的開(kāi)展，首先需要牽頭部門(mén)和人員，一般可由辦公室承擔(dān)業(yè)務(wù)后評(píng)估工作的領(lǐng)導(dǎo)和組織責(zé)任；其次，根據(jù)工作需要，工作人員可由各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干組成，這就需要各個(gè)部門(mén)的全力配合；再次，業(yè)務(wù)后評(píng)估工作組一定要向全處干部職工做好解釋工作（包括總結(jié)，評(píng)估，展望等）。由此可見(jiàn)，此項(xiàng)工作并非是針對(duì)個(gè)人的行為，而是全處工作的有序、有效開(kāi)展一部分。由于業(yè)務(wù)后評(píng)估工作會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)，協(xié)調(diào)配合范圍較廣，所以組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)兼顧靈活性和集中性等特點(diǎn)。所謂靈活性，是指由單位主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，組建松散型、非常設(shè)的業(yè)務(wù)后評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)后評(píng)估工作的指導(dǎo)、審批；所謂集中性，是指以辦公室牽頭，抽調(diào)各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干成立常設(shè)的后評(píng)估工作組，是業(yè)務(wù)后評(píng)估工作的組織、管理、協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。這種兼顧靈活和集中的組織形式，有利于所有部門(mén)、人員在思想和行動(dòng)上形成統(tǒng)一，并降低后評(píng)估過(guò)程中的溝通、協(xié)調(diào)成本。
業(yè)務(wù)后評(píng)估工作內(nèi)容的選取，應(yīng)有總分總的特點(diǎn)，也就是有總體的部署和分階段分部門(mén)的評(píng)估以及最終的總結(jié)展望。有了對(duì)檔案信息資料的業(yè)務(wù)后評(píng)估后，在開(kāi)展執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)時(shí)，成效如何，則可以由其反映出來(lái)。針對(duì)工作不足的地方應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)整改，對(duì)良好的方面加以深化優(yōu)化。針對(duì)新增設(shè)業(yè)務(wù)、新輪崗工作人員開(kāi)展的工作等都應(yīng)著重評(píng)估，需要大家熟悉這個(gè)過(guò)程，因?yàn)樵谶@個(gè)過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)考慮不周全的地方。通過(guò)后評(píng)估，使工作的開(kāi)展逐步趨向規(guī)范化效率化，也能對(duì)執(zhí)法人員迅速提高工作能力和水平起到督促的作用。最終，通過(guò)業(yè)務(wù)后評(píng)估工作，使全體執(zhí)法人員都能夠全面履職。
業(yè)務(wù)后評(píng)估的工作周期，可視情況而定，常規(guī)業(yè)務(wù)可以每月進(jìn)行，新增業(yè)務(wù)可適當(dāng)縮短周期，從而大大減少出現(xiàn)工作失誤的幾率。評(píng)估結(jié)果要最后形成后評(píng)估報(bào)告，通過(guò)適當(dāng)方式公示。通過(guò)開(kāi)展業(yè)務(wù)后評(píng)估工作，加大對(duì)全處工作的掌控力度，也使工作記錄等檔案資料有了“生命”，不再是“死”的文字記錄。
4、檔案資料的管理利用建議
檔案的管理需要全面的精細(xì)的工作，對(duì)于人員素質(zhì)要求較高。 ……（未完，全文共3380字，當(dāng)前僅顯示1707字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《淺談基層海事檔案資料的管理與利用》）