淺談溝通過程中存在的障礙分析

　　淺談溝通過程中存在的障礙分析
　　摘要：交往必須通過人與人之間的相互溝通才能實(shí)現(xiàn)，溝通能力從功能上講分為表達(dá)自己和理解別人。一個(gè)組織的溝通是在上傳下達(dá)信息表達(dá)，表達(dá)模式往往是溝通的關(guān)鍵。
　　
　　關(guān)鍵詞 ：行政溝通敘述分析
　　
　　1行政溝通
　　
　　在管理實(shí)踐中，隨著行政事務(wù)的日益龐雜，行政組織層級(jí)之間的聯(lián)系日益頻繁，組織內(nèi)部各部門的協(xié)作日益增加，行政事務(wù)中各項(xiàng)工作的銜接日益趨多，人們更加感受到行政溝通對(duì)行政管理有效性的影響。從總體上看主要表現(xiàn)為：一方面，投入于行政溝通的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等急劇增加；另一方面，上情下達(dá)和下情上達(dá)的不及時(shí)、不準(zhǔn)確時(shí)有發(fā)生，工作交流不夠，信息共享率較低。不少?zèng)Q策因信息溝通不足或失真而造成失誤，不少工作因溝通不暢而造成損失。這兩方面情況都與行政溝通密切有關(guān)。
　　
　　1.1行政溝通的概念
　　
　　行政溝通：是指行政組織內(nèi)部、管理層次之間、行政人員之間，以及組織與員工之間，為共同的組織目標(biāo)，采用規(guī)范的程序和方
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各級(jí)調(diào)研、各種走訪等。近年來，溝通媒介日益現(xiàn)代化，例如，電子郵件、行政互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等也成為比較流行的溝通方式。
　　行政溝通的效果。有效的行政溝通標(biāo)準(zhǔn)是信息交流及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。行政溝通的目的是追求信息速度、無誤率和滿意度。行政學(xué)家提出了行政溝通有效性的七項(xiàng)原則：全員知曉溝通渠道；正式渠道通達(dá)到人；溝通渠道簡短直接；溝通程序與渠道匹配；溝通主管人員勝任；溝通渠道暢通無阻；溝通信息確實(shí)可靠。
　　
　　1.3行政溝通的應(yīng)用
　　
　　行政溝通的應(yīng)用研究十分活躍。研究結(jié)果表明，行政機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)和_在很大程度上制約著信息流通和溝通效益。在具有集權(quán)化領(lǐng)導(dǎo)模式的行政機(jī)構(gòu)內(nèi)，由于溝通模式相應(yīng)集中化，溝通效果往往難以令人滿意。當(dāng)組織規(guī)模加大時(shí)，需要進(jìn)一步實(shí)行部門化，使管理中心下移，以便提高信息溝通效能。行政機(jī)構(gòu)的管理層次越少，溝通效能越高，員工滿意度越強(qiáng)。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，信息交流的必要性也相應(yīng)增加。研究表明，信息交流頻次的增加是與組織規(guī)模的擴(kuò)大密切相關(guān)的，溝通頻次已經(jīng)成為管理風(fēng)格的一種指標(biāo)。高級(jí)管理人員把大約78％的時(shí)間化在口頭溝通上，而專業(yè)技術(shù)人員平均用61％的時(shí)間與同事們交談和交流信息及觀點(diǎn)。從我們?cè)谥袑庸芾砣藛T的研究來看，以管理人員用于溝通的時(shí)間可以預(yù)測管理人員的工作績效；溝通時(shí)間與管理運(yùn)作、晉升速度乃至下屬滿意度等都有一定的關(guān)系。另一項(xiàng)研究表明，行政組織溝通的特點(diǎn)關(guān)于管理政策和程序信息充分程度、工作_間信息交流、管理者溝通角色、個(gè)體績效反饋等指標(biāo)與組織績效密切相關(guān)以組織員工規(guī)模數(shù)、組織服務(wù)對(duì)象機(jī)構(gòu)數(shù)、每位員工服務(wù)對(duì)象數(shù)和組織活動(dòng)總費(fèi)用、每位服務(wù)對(duì)象費(fèi)用等五項(xiàng)指標(biāo)作為衡量組織績效的獨(dú)立客觀的指標(biāo)，同時(shí)，管理者溝通和同事間信息交換的質(zhì)量，與整個(gè)組織績效中的收入和工作量之間有密切關(guān)系。
　　
　　2溝通技能
　　
　　對(duì)于組織溝通中可能遇到的偏差，需要從多方面采取改進(jìn)措施，除了改善溝通信息本身的質(zhì)量，還需要改進(jìn)對(duì)于他人信息溝通的理解。改進(jìn)組織溝通的主要途徑是增強(qiáng)溝通技能。在各類組織日益全球化、員工隊(duì)伍日益多樣化的今天，開放式溝通成為最為重要的管理技能之一。據(jù)研究，成功的高層經(jīng)理約有80％的時(shí)間花在談話和傾聽意見上；在幾乎所有管理層次，約有75％的工作日花在各類溝通中，而在商務(wù)溝通中，大約70％的溝通沒能達(dá)到目的。這些都說明，溝通技能對(duì)于組織管理具有特殊的重要性。
　　
　　2.1跟蹤信息與調(diào)節(jié)信息流
　　
　　跟蹤信息是指在組織溝通中，寧可假定自己的信息被人誤解，因而需要設(shè)法跟蹤信息的發(fā)送，以便確定自己的信息是否已準(zhǔn)確地得到接受和理解。并且，可以通過對(duì)溝通進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量方面的調(diào)節(jié)，采用“例外原則”，設(shè)法消除“溝通信息超載”，以確保經(jīng)理們得到最佳的信息流。
　　
　　2.2利用反饋和移情
　　
　　反饋是有效的雙向溝通的一個(gè)關(guān)鍵條件。在面對(duì)面溝通中，可以得到直接反饋，而在下行溝通中，往往由于反饋機(jī)會(huì)有限而造成溝通偏差。因此，研究普遍認(rèn)為，需要大力加強(qiáng)上行溝通中的反饋，并在組織溝通中更為“接受者導(dǎo)向”，注意在反饋中的移情，即把自己擺在他人的角色上，并善于適應(yīng)別人的觀點(diǎn)和設(shè)身處地理解他人的情緒，從而獲得共同理解的基礎(chǔ)。此外，上下級(jí)之間的相互信任有利于提高溝通的信息加工層次與質(zhì)量。
　　
　　2.3增強(qiáng)溝通技巧
　　
　　改進(jìn)組織溝通的重要技巧之一是通過增強(qiáng)傾聽技巧，促進(jìn)主動(dòng)溝通，并把重點(diǎn)放在理解上，既要理解他人，也要理解自己，可以采取多種方法。比如，排除信息歪曲，使發(fā)言者放松，表達(dá)對(duì)信息的興趣，詢問問題等，都能改進(jìn)傾聽效果。
　　
　　3敘述事實(shí)
　　
　　自從地球上有了人類，就有了社會(huì)，那 ……（未完，全文共5771字，當(dāng)前僅顯示2026字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《淺談溝通過程中存在的障礙分析》）