如何做好物業(yè)管理企業(yè)檔案的利用和服務(wù)

　　物業(yè)管理企業(yè)檔案（以下簡(jiǎn)稱“物管檔案”）是物業(yè)管理企業(yè)各種信息的原始記錄，是物業(yè)管理企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往、為業(yè)主服務(wù)過(guò)程中的原始憑證，其較全面描述物業(yè)管理企業(yè)的活動(dòng)軌跡，無(wú)論對(duì)國(guó)家、集體及個(gè)人都發(fā)揮著重要作用。因此做好物管檔案管理工作是每一個(gè)物業(yè)管理企業(yè)的重要工作之一。
　　一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，其組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理人員、經(jīng)營(yíng)范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化并不斷產(chǎn)生債權(quán)、債務(wù)，如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛等問(wèn)題，企業(yè)檔案這
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其是市場(chǎng)項(xiàng)目招投標(biāo)過(guò)程中，要注意保護(hù)企業(yè)的資料，不要遺失，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業(yè)機(jī)密泄露外傳，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以估計(jì)的損失。
　　4、檔案可以幫助企業(yè)提高管理水平。
　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在作出某項(xiàng)決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據(jù)；企業(yè)總結(jié)工作、制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題時(shí)，也需要了解情況和熟悉政策；正確指揮生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，更要靠有關(guān)的經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字和市場(chǎng)信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級(jí)管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠(chéng)信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會(huì)誠(chéng)信越來(lái)越被社會(huì)所重視。誠(chéng)信有經(jīng)濟(jì)效益，講誠(chéng)信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會(huì)的共識(shí)。隨著誠(chéng)信社會(huì)的建立，信用檔案顯得越來(lái)越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營(yíng)狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。建立信用檔案，即可以擴(kuò)大、提升企業(yè)的信用，有利于推動(dòng)社會(huì)信用檔案的建設(shè)，也是整頓規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的根本之策。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無(wú)形的推動(dòng)力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強(qiáng)公司檔案管理的措施
　　加強(qiáng)檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理的達(dá)標(biāo)升級(jí)正處于必然。結(jié)合公司實(shí)際，我以為加強(qiáng)檔案管理應(yīng)從以下四個(gè)方面入手：
　　1、加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立館藏面積達(dá)150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動(dòng)化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標(biāo)考慮，應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開(kāi)，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購(gòu)買必要的書(shū)柜書(shū)架，專存圖書(shū)，實(shí)行檔案、圖書(shū)一體化管理；購(gòu)買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購(gòu)買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務(wù)時(shí)間長(zhǎng)、項(xiàng)目多的實(shí)際，要建立“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理模式，實(shí)行集中式管理和網(wǎng)點(diǎn)式管理相結(jié)合�？偛繉�(duì)總部各部門檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內(nèi)資料列出清單報(bào)檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中。總公司對(duì)各項(xiàng)目檔案實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營(yíng)客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務(wù)工作
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