加強基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

目錄/提綱：……
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷
二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
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　　一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
　　眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
　　那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多、時間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理，僅以保管為目的。以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較
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算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
　�。�、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
　　３、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求，制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《大安市檔案著錄細則》從目前實施的情況來看，已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用，并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
　　４、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“ｊ”類，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致，從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
　　５、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如大安市計劃委員會簡稱為市計委、大安市計劃生育委員會簡稱為市計生委，而不能都簡稱為市計委，還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
　　另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
　　三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
　　在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程。尤其是對于那些建館時 ……（未完，全文共3111字，當(dāng)前僅顯示1571字，請閱讀下面提示信息。收藏《加強基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提》）