從利用工作談文書材料的分類與組卷

　　分類是文書材料立卷的核心，立卷質量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學、合理。在近幾年對機關文書材料立卷的檢查、指導工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機關文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問題淺談個人之見解，以求與同行共同探討。
　　一、分類和組卷的基本含義
　　分類是人們認識思維的結果，是對客觀事物認識的一種基本方法�？陀^事物有從少到多、從簡單到復雜的不斷變化發(fā)展的過程。當事物發(fā)展得越來越多、越來越復雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據分類邏輯性規(guī)則，按同一標準所劃分出來的類，類與類
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種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因為案卷是一組文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。
　　2、組卷是在分類的基礎上文件的組合即再次分類
　　文件按一種標準分類后，在幾個大類之間，應該是互相平行的關系，其內容互不交叉、重復或包含。在這個基礎上，才能進入組合案卷的過程，組合案卷時一個類接一個類進行。在一個類內，可以按文件作者(級別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個特征聯(lián)合運用。最后，根據保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個類內組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進行，直至完成每個類內文件的組合。
　　由此可見，分類與組卷實質是立卷工作中一前一后的兩個步驟，是對文件進行分類和再次分類的過程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區(qū)分，是通過演繹法把文件分割成個性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過歸納法把共性文件組合在一起。
　　三、組卷的原則、方法不能違背分類的原則、方法
　　根據分類的邏輯性要求，類目之間不能互相交叉、重復或包含，而且同一次分類必須只能使用同一個標準把文件劃分完畢。因此，在組卷中，應保證不能違背分類的原則。然而，事實上，違背現(xiàn)象在立卷工作隨處可見。例如：
　　例1：
　　***局關于年度(半年)工作、專項整治工作、反腐敗工作、計劃生育工作的總結、計劃(卷1)
　　***局關于計劃生育指標，廉政建設，***問題的通知、規(guī)定、辦法(卷2)
　　從卷1、卷2中我們發(fā)現(xiàn)，卷1中的反腐敗工作、計劃生育工作分別與卷2中的廉政建設、計劃生育指標是同屬紀檢監(jiān)察和衛(wèi)生兩大類，這顯然是違反了分類中不能交叉、重復這一原則規(guī)定的。
　　例2：
　　中共中央、國務院關于禁毒掃黃、農村工作、***工作的通知、辦法(卷1)
　　中共海南省委、省政府關于刑事犯罪、計劃生育、***工作的通知、辦法(卷2)
　　中共海口市委、市政府關于邊境檢查、城市規(guī)劃、***工作的通知、辦法(卷3)
　　海口市**局(本單位)關于掃黃打非、撥付經費、***工作的通知、辦法(卷4)
　　從卷1到卷4中，同樣發(fā)現(xiàn)，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊境檢查、掃黃打非是同屬于政法類，卻分別組合在四個案卷中，同樣犯了例1的錯誤。
　　以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復，關鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標準。例1，既有按問題分類，同時又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標準，把文件的名稱即總結、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標準。這違背了原來整體文件應以一種標準即問題標準劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個類別(問題)內的文件組卷時使用 ……（未完，全文共3418字，當前僅顯示1726字，請閱讀下面提示信息。收藏《從利用工作談文書材料的分類與組卷》）