文書管理規(guī)則

　　文書管理規(guī)則
　　□總則
　　第一條目的
　　為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。
　　第二條范圍
　　本規(guī)則所稱文書管理，指公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。
　　□承辦部門
　　第三條總收發(fā)部門
　　公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一辦理。
　　第四條管理部門
　　(一)以公司名義與外界來、往的文書，以公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營銷、采購、總務(wù)、知產(chǎn)、法律、服務(wù)、人事等部門的文書，得以各該部門的最高主管部門為管理部門。
　　(二)關(guān)系企業(yè)各部門間來往文書原則上以廠、部、室以上部門為管理部門。(三)管理部門應(yīng)指定人員負責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。
　　第五條主辦及協(xié)辦部門
　　(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的協(xié)辦部門。
　　(二)公司各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、協(xié)辦及提供部門。
　　□行文
　　第六條行文類別
　　(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定和對私人或關(guān)系企業(yè)及公司內(nèi)各部門間行文使用。
　　(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。
　　(三)便函：關(guān)系企業(yè)各部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。
　　(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
　　(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。
　　
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權(quán)限
　　(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送董事長判行。
　　(二)以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送總經(jīng)理判行。
　　(三)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。
　　(四)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。
　　(五)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后為之。
　　(六)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。
　　□文書處理程式
　�、�.通則
　　第九條文書分類
　　(一)機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。
　　(二)a類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后才能分文辦理。
　　(三)b類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。
　　(四)c類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。
　　(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。
　　第十條收(發(fā))文字號的制定管理
　　(一)對外行文的字號
　　1.公司：*(*3)總字第○○○○號。*為公司簡稱；*3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。
　　2.營業(yè)部門：由公司總經(jīng)理室制定。
　　(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號
　　2.公司各部、室、中心由辦公室統(tǒng)一制定管理。
　　(三)收發(fā)文編號
　　1.由辦公室按年份依流水號碼一文一號編列。
　　2.復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。
　�、�.與外界來往文件
　　第十一條收文
　　(一)登記、分文
　　來文由收發(fā)人員拆封后，于"收(發(fā))文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。
　　(二)文件的分送
　　收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)記錄于收發(fā)文件記錄表上并由受文人簽署。
　　(三)文件處理
　　1.經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。
　　2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要作好記錄經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。
　　3.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。
　　□文書處理方式
　　第十七條文書結(jié)構(gòu)
　　(一)公告：以"主旨""依據(jù)""公告事項"三段式斟酌運用。
　　(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"辦法"、"請求、擬辦或建議"三段式斟酌運用。
　　(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。
　　(四)采用語體文以達到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的盡量利用表格。
　　第十八條信函處理
　　(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。
　　(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。
　　第十九條簽呈處理
　　(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。
　　(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于"簽呈事務(wù)備查表"轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及"簽呈事務(wù)備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。
　　第二十條合約處理
　　(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。
　　(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。
　�。ㄈ┖霞s書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。
　　保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?br>　　第二十一條副本及圖書處理
　　副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。
　　第二十二條電報處理
　　電報視同文書，依本規(guī)則辦理。
　　第二十三條文書處理要點
　　(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。
　　(二)為利文書處理并達分層負責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。
　　(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。
　　(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。
　　第二十四條文件處理期限
　　(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。
　　(二)分文人員的分文時期，由各 ……（未完，全文共12930字，當(dāng)前僅顯示3076字，請閱讀下面提示信息。收藏《文書管理規(guī)則》）