公文寫作的基本要求

目錄/提綱：……
一、重難點內(nèi)容提示
（一）行政公文的概念和特點
（四）行政公文的要素和格式
（五）公文的印裝規(guī)格
（七）命令（令）的用途、特點
（八）命令（令）的種類
（九）命令（令）的一般寫法
（十）意見的用途、特點
……

　　重點掌握：意見、決定、通告、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要的一般寫法
　　一、重難點內(nèi)容提示
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　　1、行政公文的概念
　　公文是各級各類國家機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家管理提供所需的信息。
　　另一種解釋是公文在黨政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
　　還有一種解釋是公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時使用的，具有直接效用和規(guī)范體式的文書。
　　廣義的公文，外延十分廣闊，除通用文書外，還包括法律、財經(jīng)、文教、外交、軍事、稅務(wù)、工商等各種行業(yè)自己的專用文書。它不僅多到了數(shù)不勝數(shù)的地步，而且隨著社會發(fā)展的腳步，總是不斷地有新的文體產(chǎn)生。
　　狹義的公文，是指國務(wù)院辦公廳《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。這兩大類公文的文種彼此多數(shù)相同或近似，也有一些區(qū)別。這些公文文種都是在機(jī)關(guān)工作中使用頻率較高的。
　　2、行政公文的特點
　　一是法定的作者
　　行政公文是由法定的作者擬制和發(fā)布的。所謂法定的作者，指的是依據(jù)法律和有關(guān)規(guī)定成立的能夠行使職能的組織或單位。有的行政公文以國家領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)首長的名義發(fā)布，這并不代表個人，而僅僅是制發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使自己職權(quán)的一種表現(xiàn)，行政公文所反映的也應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)人所在機(jī)關(guān)或組織的集體意圖。
　　二是嚴(yán)格的政策性
　　行政公文的政策性是由其反映的內(nèi)容決定的。國家制定的一系列政策、法律法規(guī)都是以行政公文的形式下達(dá)，而國家各級行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都負(fù)有傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行的責(zé)任。各級行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位行文時，必須與國家的方針政策相一致，以嚴(yán)格保證國家各項政策的貫徹落實。
　　三是法定的權(quán)威性
　　行政公文是由行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其領(lǐng)導(dǎo)人，為了特定的目的而制作和頒發(fā)的，其法定的權(quán)威性主要體現(xiàn)在：一是國家_賦予發(fā)文機(jī)關(guān)或單位法定的地位和職權(quán)；二是國家從法律和行政措施上對行政公文的權(quán)威性給予可靠的保證，要求受文者的思想、行為受到文件的約束、規(guī)范、做到令行禁止；三是行政公文的內(nèi)容的合法性，能夠代表著最廣大人民群眾的根本利益。
　　四是體式的規(guī)范性
　　行政公文是具有規(guī)定體式的公務(wù)文書，有嚴(yán)格的規(guī)范性。這種規(guī)范性是公文的權(quán)威性和法定性的具體體現(xiàn)，也是公文處理的客觀需要。如國務(wù)院2000年8月24日
……（新文秘網(wǎng)http://jey722.cn省略1721字，正式會員可完整閱讀）……　
紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22㎜*15㎜。
　　聯(lián)合行文時應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。
　�。�5）發(fā)文字號
　　發(fā)文字號又稱公文編號，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成，如國務(wù)院文件“國發(fā)[2004]3號”中，“國發(fā)”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“2004”是發(fā)文年份，“3號”為文件序號，表明這份文件是國務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號文件。如果一個機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號中加上一個類別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號即可。
　　發(fā)文字號應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
　�。�6）簽發(fā)人
　　簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4㎜。
　　主體部分
　　主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識、附注等要素組成。
　　（1）標(biāo)題
　　公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。
　　公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。
　　在撰寫公文標(biāo)題時，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，其標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。
　　公文的標(biāo)題通常有四種形式：
　　一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標(biāo)題。
　　二是事由和文種兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。
　　三是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文文種兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。
　　四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。
　　（2）主送機(jī)關(guān)
　　主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文主要處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
　　上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需要同時報送另一上級機(jī)關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機(jī)關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項。
　　主送機(jī)關(guān)的書寫位置是：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
　�。�3）正文
　　正文是公文的核心部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。
　　正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內(nèi)容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。
　　公文正文的書寫位置是：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
　　（4）附件
　　附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內(nèi)容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。
　　公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.****”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。
　�。�5）成文日期
　　公文成文日期一般以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的時間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
　　成文日期要用漢字標(biāo)注，并將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“o”。
　　（6）公文生效標(biāo)識
　　公章是公文生效的標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
　　當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
　　當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3㎜。
　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。
　�。�7）附注
　　附注是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術(shù)語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達(dá)對象等。
　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。
　　版記部分
　　版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
　�。�1）主題詞
　　主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時，順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
　　“主題詞”用3號黑體、居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
　　（2）抄送機(jī)關(guān)
　　抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機(jī)關(guān)都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。
　　公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。
　　（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間
　　公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔(dān)。
　　印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。
　　印發(fā)機(jī)關(guān)時間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
　�。�4）版記中的反線
　　版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
　�。�5）版記的位置
　　版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。
　　（五）公文的印裝規(guī)格
　　國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999），不僅對公文的構(gòu)成要素及格式作出了明確規(guī)定，而且對公文的印裝規(guī)格也有詳細(xì)說明。下面就依照國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的內(nèi)容，對公文的印裝規(guī)格加以介紹。
　　公文用紙的規(guī)格
　　公文用紙要采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，其成品幅面尺寸為297㎜*210㎜（長*寬）。
　　公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸為：
　　公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37㎜±1㎜
　　公文用紙訂口（左白邊）為：28㎜±1㎜
　　版心尺寸為：156㎜*225㎜（不含頁碼）
　　公文排版的規(guī)格和要求
　　正文用3號仿宋體字，一般每面排22行（以3號字高度加3號字高度7/8的距離為一基準(zhǔn)行），每行排28個字。
　　要做到版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1㎜。
　　印刷要求
　　公文應(yīng)雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2㎜。黑色油墨應(yīng)達(dá)到 ……（未完，全文共26871字，當(dāng)前僅顯示4833字，請閱讀下面提示信息。收藏《公文寫作的基本要求》）