會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記賬功能探討

無(wú)論在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)還是在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)獨(dú)有的一個(gè)概念。會(huì)計(jì)軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭(zhēng)論。筆者認(rèn)為，反記賬是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)予以更正的理想方式，不過(guò)在設(shè)計(jì)時(shí)必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對(duì)其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件。
　　一、反記賬的作用反記賬在下述三種情況下有著無(wú)可替代的作用。
　　大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬。這種情況在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期（尤其在試運(yùn)行期間）非常容易發(fā)生。如果沒(méi)有反記賬功能，則只能編制大量的錯(cuò)賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會(huì)計(jì)信息的使用。從審計(jì)的角度來(lái)看，當(dāng)審計(jì)人員查到一筆又一筆的錯(cuò)賬時(shí)，這些錯(cuò)賬也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，但仍會(huì)使審計(jì)人員對(duì)錯(cuò)誤產(chǎn)生
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登記的憑證數(shù)，會(huì)計(jì)軟件也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對(duì)此，《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對(duì)最后一次記賬進(jìn)行反記賬。
　　二、反記賬功能使用條件設(shè)計(jì)反記賬功能顯然不是一個(gè)常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會(huì)計(jì)處理的嚴(yán)肅性，也會(huì)大大增加工作量。許多人就是以此為由反對(duì)在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記賬功能。因此，對(duì)反記賬功能的使用必須嚴(yán)格限制。其限制條件至少必須包括：
　　操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對(duì)賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任，誰(shuí)記賬有誤就只能由誰(shuí)負(fù)責(zé)更正。設(shè)置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯(cuò)誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)上講，這是對(duì)錯(cuò)賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進(jìn)行反記賬。
　　只能在結(jié)賬前進(jìn)行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認(rèn)無(wú)誤后予以封賬。進(jìn)行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒(méi)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬和反記賬。
　　只能按憑證號(hào)或日期逆序連續(xù)進(jìn)行操作。記賬是按日期和憑證號(hào)順序進(jìn)行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄，才能保證重新記賬的正常進(jìn)行。這就意味著，反記賬時(shí)應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)的最后一條記錄（或者說(shuō)是最后一張已記賬的憑證）為起點(diǎn)，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。
　　三、反記賬過(guò)程的數(shù)據(jù)處理反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來(lái)說(shuō)，這個(gè)范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過(guò)程意外中斷而需恢復(fù)到記賬前狀態(tài)的情況下，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該提供自動(dòng)定位的功能�，F(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤(pán)的某一固定文件中去，如記賬過(guò)程意外中斷，則以備份文件恢復(fù)賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤(pán)的文件名是固定、唯一的，所以只能針對(duì)最后一次記賬數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，且只能進(jìn)行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對(duì)月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較大，在月末進(jìn)行記賬和反記賬就會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：
　　在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時(shí)，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄，只是作已記賬標(biāo)識(shí)，使其在編輯、查詢未記賬憑證時(shí)能自動(dòng)被過(guò)濾掉，同時(shí)每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標(biāo)識(shí)。這樣反記賬時(shí)既可以直接按憑證日期、編號(hào)等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標(biāo)識(shí)恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實(shí)現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時(shí)去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標(biāo)識(shí)和截止標(biāo)識(shí)。在這種方式下，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤(pán)占用空間，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時(shí)間和備份文件占用的硬盤(pán) ……（未完，全文共2836字，當(dāng)前僅顯示1803字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記賬功能探討》）