立卷改革是公安機(jī)關(guān)辦公自動化的必然選擇的論文

立卷改革—公安機(jī)關(guān)辦公自動化的必然選擇

摘要9 隨若計算機(jī)的廣泛應(yīng)用: 會安立卷改革勢在必行。通過立卷改革, 可以達(dá)到減枉勞動強(qiáng)度、嘴加檔案的木統(tǒng)性與安全性及提高檢索效率的目的。推進(jìn)立卷改革必須有步碟地進(jìn)行。
關(guān)鍵詞 立卷改革; 必要性; 可行性; 流程; 預(yù)期效果; 步驟

自“ 科教強(qiáng)替” 作為公安事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略提出之后, 公安現(xiàn)代化建設(shè)正全面展開。其中一個鮮明的標(biāo)志便是實(shí)現(xiàn)辦公信息傳遞、存儲、查閱、利用的現(xiàn)代化�，F(xiàn)代辦公系統(tǒng)要求文書與檔案工作緊密銜接, 避免無謂的重復(fù)。適應(yīng)這一要求, 早在􀀁􀀂 世紀(jì)& 年代初, 我國各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都在文書檔案領(lǐng)域?qū)嵤┝肆⒕砀母�。那�?這種變革是否同樣適用于專業(yè)性極強(qiáng)的公安 業(yè)務(wù)8檔案≅回答是肯定的。筆者認(rèn)為: 在某種程度上, 公安檔案的立卷改革較之文書檔案更為適宜, 更為迫切。
一、公安機(jī)關(guān)推行立卷改革的適時性
傳統(tǒng)的公安文件立卷, 基本上沿用了文書檔案的方式, 在整理程序、方法及檢索利用等方面明顯顯露出繁瑣、復(fù)雜、效率低的特征。其立卷過程包括9 將已經(jīng)按人 或事8特征分類的文件材料組合為厚度不同的案卷; 在編寫卷內(nèi)文件目錄的荃礎(chǔ)上:
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件處理和檔案管理是前后銜接、互相影響、不可分割的兩個環(huán)節(jié)。然而, 長期以來, 檔案管理并不納入公安業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)之中, 檔案工作者處于被動接受地位: 等,文件管理者將非現(xiàn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)到他們面前來再進(jìn)行立卷、鑒定、整理。公安業(yè)務(wù)部門在研制專業(yè)信息系統(tǒng)時, 也未將檔案處理工作的要求貫穿到系統(tǒng)設(shè)計中, 以獲得更高的勞動效率。文件工作與檔案管理的分離狀態(tài), 造成了人財物的極大浪費(fèi)。
可見, 傳統(tǒng)的立卷方式已明顯落后于時代的要求。隨粉計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛_到機(jī)關(guān)辦公事務(wù)之中, 其強(qiáng)大的隨機(jī)、多途徑檢索能力: 使檔案整理的目的—檔案查詢、利用能夠快捷實(shí)現(xiàn), 立卷必耍性已不復(fù)存在。傳統(tǒng)文檔工作模式的改革和創(chuàng)新成為一種必然。事實(shí)上, 現(xiàn)在在公安機(jī)關(guān)推行立卷改革有著有利的環(huán)境條件。

文件立卷實(shí)行徹底改革的決定因素是辦公自動化
的日益發(fā)展和完善。現(xiàn)代信息技術(shù)能夠保證將文件處理
的結(jié)果便捷地用于檔案工作。目前, 本市公安業(yè)務(wù)部門均
開發(fā)了適應(yīng)各自專業(yè)要求的辦公自動化系統(tǒng): 如 中國公
民因私出入境管理系統(tǒng)》、 《勞動教養(yǎng)信息管理系統(tǒng)》等。其
信息數(shù)據(jù)的輸入是與業(yè)務(wù)管理活動同步進(jìn)行的。如9 法制部
門在辦理勞教審批過程中, 直接通過計算機(jī)進(jìn)行文件信
息處理, 錄入
“姓名” 、“ 出生年月” 、“ 籍貫” 、“ 居住地址” 、
“呈報單位及意見
” 、“ 審批日期” 等目錄信息, 以及“勞動
教養(yǎng)決定書” 等全文信息。待到該項(xiàng)工作完結(jié), 所形成的
文件內(nèi)容特征可以通過這些信息數(shù)據(jù)揭示出來。文件歸
檔后, 檔案部門不必再另行開發(fā)軟件系統(tǒng)和重新建立數(shù)
據(jù)庫, 只要在原有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中增添檔案存址信息,
便能從不同角度展示文件的相關(guān)內(nèi)容, 從根本上解決了
手工模式下檔案收集和文件歸檔中存在的問題, 由此為
立卷改革提供了前提條件。
􀀁
:
文書檔案來源于不同的部門, 涉及面廣, 立卷改革后,
因同一事務(wù)產(chǎn)生的相關(guān)檔案 如9 請示與批復(fù)8
, 可能散存
在不同的檔案盒中, 會給日后手工調(diào)閱某一專題檔案原
件帶來一定的麻煩。但公安檔案不存在這個間題。公安檔
案的形成源單一, 往往集中于一個單位的某一職能部門。
它是以“
人
” 或“ 案件” 為單元組織案卷的。
一般每一卷檔
案都是圍繞處理一項(xiàng)具體工作形成的文件整體 一事
一卷8
, 且內(nèi)容、格式相同, 價值相近, 卷與卷之間不存在
內(nèi)容上的有機(jī)聯(lián)系, 如9 因私出入境人員檔案、勞教審批
檔案內(nèi)的文件形式、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一, 每卷材料僅有> 、! 頁
。
這與立卷改革中以件為單位的方式相適應(yīng)。從這一點(diǎn)上
講, 公安檔案更適宜于立卷改革。
#
: 當(dāng)前, 公安機(jī)關(guān)推行立卷改革有著良好的外部氛圍。
無論是我國的檔案理論界, 還是基層檔案部門, 都致力于
立卷改革的探索與實(shí)踐, 如9 上海市人民政府辦公廳、寶
鋼集團(tuán)公司檔案處等。他們所取得的顯著成效, 既喚起了
公安檔案部門進(jìn)行立卷改革的強(qiáng)烈愿望, 又直觀地展現(xiàn)
了可借鑒的管理新模式。特別是􀀁 􀀂 􀀂 年∀􀀁 月! 日發(fā)布的
我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則8
, 適應(yīng)了現(xiàn)實(shí)工
作的需要, 體現(xiàn)了應(yīng)有的超前性和導(dǎo)向性, 為立卷改革提
供了一個具有生命力的解決方案。
步驟9
∀
: 前端控制。即將檔案工作的某些環(huán)節(jié)前移至文件
工作。通過計算機(jī)技術(shù)的支持, 使文檔一體化管理模式得
以貫穿于文件自生成直至處理完畢轉(zhuǎn)化為檔案的整個文
件生命周期之中。公安業(yè)務(wù)部門在辦理公務(wù)、進(jìn)行文件處
理時, 除錄入公安專業(yè)信息數(shù)據(jù)外, 還應(yīng)把文件的責(zé)任
者、題名、日期等特征輸入計算機(jī), 同時標(biāo)注文件所屬分
類號, 如9 因私出入境人員檔案按出境事由的不同, 以定
居、旅游、訪友、探親等分別編制分類代號。這是減輕立卷工
作的重要環(huán)節(jié)。
􀀁
: 隨辦隨歸
。文件處理完畢后, 交由內(nèi)勤人員 或檔
案人員8對歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理; 取消卷皮、卷
內(nèi)文件目錄等內(nèi)容, 采用縫紉線、塑料回形針、不銹鋼夾
等不同固定方式, 確保文件自成一體。全部文件按形成時
間順序排列
。這樣, 每份文件基本 ……（未完，全文共6722字，當(dāng)前僅顯示2360字，請閱讀下面提示信息。收藏《立卷改革是公安機(jī)關(guān)辦公自動化的必然選擇的論文》）