會(huì)務(wù)工作作為辦公室辦文、辦會(huì)、辦事三大職能之一,對(duì)單位各項(xiàng)工作開展起著重要的作用。如何加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作規(guī)范化管理,提高工作效率和會(huì)議服務(wù)質(zhì)量,在基層會(huì)務(wù)工作中,有下面幾點(diǎn)粗淺的體會(huì)。
一、會(huì)前:主要是落實(shí)各種準(zhǔn)備工作
1、 擬方案。需要開會(huì),由部門提出,分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后,部門牽頭、辦公室配合,按照領(lǐng)導(dǎo)指示擬訂包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、日程、議程、參會(huì)人員范圍和人數(shù)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等諸多方面的會(huì)議方案。
2、 發(fā)
……(新文秘網(wǎng)http://jey722.cn省略355字,正式會(huì)員可完整閱讀)……
作。
。3)做座牌。一般使用紅色打印,裁成卡面大小插入倒v形透明有機(jī)玻璃臺(tái)卡,確保雙面不偏不斜,居于臺(tái)卡正中。
。4)擺桌椅。根據(jù)會(huì)議具體情況和領(lǐng)導(dǎo)要求,擺放好主席臺(tái)上和臺(tái)下的桌椅。不設(shè)主席臺(tái)的座談會(huì),桌椅擺放成長(zhǎng)方形,如果人數(shù)較多,可在領(lǐng)導(dǎo)席的兩面和對(duì)面增設(shè)桌椅。
。5)排座位。領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為奇數(shù)時(shí),主要領(lǐng)導(dǎo)居中,其余領(lǐng)導(dǎo)以右為尊圍繞主要領(lǐng)導(dǎo)按序排列,如圖:8 6 4 2 1 3 5 7 9;領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為偶數(shù)時(shí),一般情況排列為:8 6 4 2 1 3 5 7 ,這是雙中心的排法;在不搞雙中心的情況下,寧肯一邊松散,一邊擁擠,主要領(lǐng)導(dǎo)仍要居中,突出重心,排列為:8 6 4 2 1 3 5 7,近來這種排序法不斷出現(xiàn)。
(6)調(diào)音響。試好會(huì)場(chǎng)的話筒、音響、錄音、投影等設(shè)備。
另外,對(duì)有表彰、授匾、簽責(zé)任書等儀式的會(huì)議,要認(rèn)真策劃好頒獎(jiǎng)和簽責(zé)任書等儀式的有關(guān)細(xì)節(jié),必要時(shí)進(jìn)行會(huì)前排練。
二、會(huì)中:主要是做好服務(wù)
1、會(huì)場(chǎng)檢查。會(huì)議工作人員提前30分鐘到現(xiàn)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)燈光、音響是否正常,席位排列是否有誤,會(huì)議資料是否準(zhǔn)備好、擺放好,發(fā)現(xiàn)問題立即補(bǔ)救。
2、會(huì)議簽到。會(huì)議主辦科室安排專人負(fù)責(zé)簽到發(fā)資料,檢查與會(huì)人員報(bào)到情況,并向會(huì)議主持人報(bào)告。
3、會(huì)場(chǎng)照應(yīng)。由會(huì)議主辦科室負(fù)責(zé)引導(dǎo)與會(huì)人員入座,要密切注意領(lǐng)導(dǎo)的舉止、眼神,領(lǐng)會(huì)暗示和意圖,及時(shí)處理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)。媒體人員,由辦公室陪同。
4、 會(huì)議記錄。指定人員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、錄音和圖片攝影,會(huì)議記錄要盡量做到詳細(xì)、完整、準(zhǔn)確、力求忠實(shí)。錄音要清晰,攝影要突出主題。
5、供好茶水。一般十五至二十分鐘沖水一次。
三、會(huì)后:主要是整理和
總結(jié) 1、清理會(huì)場(chǎng)。收好座牌、話筒、接線板等物品,通知相關(guān)人員撤下會(huì)標(biāo)、收拾 ……(未完,全文共1567字,當(dāng)前僅顯示996字,請(qǐng)閱讀下面提示信息。
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