電子商務會計系統(tǒng)原則和運行標準探討

　　電子商務為全球化大趨勢下的企業(yè)提供了一些在競爭、市場、成本縮減和服務方面重要的機會。但與此同時，它也給企業(yè)帶來前所未有的風險，由于電子商務總是依賴于因特網(wǎng)的應用，因此信息系統(tǒng)風險是與電子商務相聯(lián)系的最重要的風險。從會計的觀點來分析并進一步地認識電子商務（尤其是電子商務風險）對會計原則的在信息時代的拓展和完善很有意義。
　　一個企業(yè)的電子商務戰(zhàn)略,作為it戰(zhàn)略的一個整體組成部分，一般包括了對包含it風險在內(nèi)的經(jīng)營風險所有方面的 考慮。因此，管理當局要按照信息的可靠性來評估it風險。信息的可靠性取決于it系統(tǒng)的可靠性，而it系統(tǒng)的可靠性取決于it控制。
　　it控制的有效操作有助于保證it系統(tǒng)的可靠執(zhí)行，這對管理當局實施it控制來說是重要的。如果系統(tǒng)在一個具體期間內(nèi)的運行能夠無重大差錯、毛病或故障，則由it系統(tǒng)產(chǎn)生的信息將是可靠的。這也適用于會計信息系統(tǒng)。下列原則可被用來評價處理后的會計信息是否可靠：
　　 ø 會計信息安全原則
　　 ø 適當?shù)臅嬓畔⑻幚碓瓌t
　　1. 會計信息安全原則
　　會計數(shù)據(jù)和信息的安全是企業(yè)帳簿記錄中信息是否可靠的先決條件，財務報表也是如此。管理當局應對會
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式來說，敏感的隱私信息的使用或出售并不合理的話，盡管有一個安全的it系統(tǒng)，隱私問題仍得不到解決。
　　由于尚沒有全球認可的關(guān)于信息所有權(quán)和隱私構(gòu)成的定義，因此，建立和發(fā)布作為安全政策必不可少部分的隱私政策是重要的。這個隱私政策在信息提供者和接收者之間建立了關(guān)于所交流信息的使用協(xié)議。因此，在網(wǎng)站上管理當局的隱私說明中公布隱私政策可以說是一個權(quán)宜之計。(在2000年4月，加拿大通過了合并許多指導概念的“個人信息保護和電子文獻法案”。在歐盟的安全原則下，企業(yè)應該告知員工個人為什么要收集關(guān)于他們的私人信息。）
　　因此，對管理當局來說，評估其客戶、供應商或服務提供商所在國的法律要求以決定法律所要求的隱私水平是否重要。在歐盟的安全原則下，確保為完成交易所使用的隱私數(shù)據(jù)在供應鏈或其他完成過程中的某個地方不被損壞是管理當局的責任。
　　2． 適當?shù)臅嬓畔⑻幚碓瓌t
　　在電子商務環(huán)境下，由公司網(wǎng)站所產(chǎn)生的商業(yè)活動自動地和“后臺辦公室”系統(tǒng)連接，如內(nèi)部報告系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和會計系統(tǒng)。如果電子商務活動(特別是電子商務交易)影響了資產(chǎn)或負債，發(fā)生費用或產(chǎn)生收入，或?qū)е乱恍┬枰谪攧請蟊砘蚱渌麍蟾嬷信兜氖马棸l(fā)生，電子商務活動就開始和會計系統(tǒng)相關(guān)。
　　如果會計系統(tǒng)滿足會計信息安全原則和適當?shù)臅嬓畔⑻幚碓瓌t，與整個電子商務過程有關(guān)的會計信息的可靠性就會增加。
　　在電子商務系統(tǒng)和整個it系統(tǒng)保護符合如下關(guān)于電子商務交易數(shù)據(jù)信息的輸入、處理、輸出和存儲的一般標準時，就滿足了適當?shù)臅嬓畔⑻幚碓瓌t：
　　 l完整性
　　 l準確性
　　 l及時性
　　 l可評價性
　　 l順序性
　　 l不可變更性
　　完整性標準指所處理的電子商務交易的程度和范圍，比如，交易的接收方應將所有的交易完整地輸入電子商務系統(tǒng)。每一筆交易應能獨立確認和單獨記錄。在處理過程和保管期中，已記錄分錄的完整性應該可證明地保存。根據(jù)準確性標準，處理后的信息應該準確地反映經(jīng)濟交易，比如，已記錄交易應遵照財務報告框架來反映真實的事項和情況。
　　在及時性原則下，電子商務交易應該在及時性基礎上進行記錄。在可評價標準下，在財務報表中每一個項目和披露應該可驗證，因為它能追溯回帳簿中具體的分錄和支持分錄的原始憑據(jù)。而且，可評價標準意味著一個專業(yè)的第三方能夠了解企業(yè)在一合理期間內(nèi)的交易和企業(yè)狀況。
　　在一個會計系統(tǒng)中，會計分錄應當按照日記帳功能和分類帳功能來組織。交易及其記錄應該可確認并能在合理期間內(nèi)轉(zhuǎn)化為可讀的格式。
　　按照不可變更性的標準，在過帳后，因為不再能確認其原始內(nèi)容，不能改變?nèi)魏畏咒浕蛴涗�，除非通過變更日志記錄的方式確認對原始內(nèi)容的改變。對由程序產(chǎn)生或控制的分錄（自動或重復憑單）來說，對用于產(chǎn)生和控制會計分錄基本數(shù)據(jù)的改變也應該加以記錄。這種情況特別適用于與軟件的參數(shù)有關(guān)的設置修改日志和主要數(shù)據(jù)的變化記錄。
　　在決定處理交易之前，驗證下列事項是有用的：
　　 l所有的交易細節(jié)已經(jīng)鍵入；
　　 l客戶的真實性；
　　 l所提供產(chǎn)品或服務的有效性；
　　 l定單的合理性，比如，確認由于輸入錯誤導致的非常大數(shù)；
　　 l采用的價格結(jié)構(gòu)；
　　 l支付方法或信用方法；
　　 l交易的不可抵賴，因為發(fā)起者不能隨后否認已經(jīng)鍵入的交易。
　　在電子商務過程中，常常不可能通過傳統(tǒng)的憑據(jù)來提供交易證據(jù)。盡管這樣，交易仍然應該由適當?shù)奈募C據(jù)來支持（如原始的文件分錄功能）。
　　3. 會計系統(tǒng)運行標準
　　(1) 原始憑據(jù)的分錄功能
　　按照可評價標準，要求每筆交易應有適當?shù)脑紤{證來支持。這就是從原始憑證到財務報表或從財務報表到原始憑證的審計軌跡。這個原始憑據(jù)分錄功能為企業(yè)的管理會計和財務報告提供了證據(jù)。
　　對自動產(chǎn)生的電子商務交易來說，可以通過證實會計處理程序本身連接了具體的交易和其分錄來實現(xiàn)原始憑據(jù)的分錄功能。下列情況常常提供了處理程序證據(jù)：
　　 l關(guān)于程序的內(nèi)部分錄產(chǎn)生規(guī)則的文件
　　 l這些產(chǎn)生規(guī)則的證據(jù)從屬于一個授權(quán)的修改程序的證據(jù)（包括訪問保護、應用控制、測試和釋放程序）；
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