巧用協(xié)同０ａ做好文秘工作

　　巧用協(xié)同oa，做好文秘工作
　　文秘工作是常見的一個工作種類，在行政事業(yè)單位和企業(yè)中都占據(jù)比較重要的地位。文秘有大量的時間是與文字打交道，同時又是經(jīng)常會兼帶一些管理工作，甚至會成為領(lǐng)導的幫手和喉舌。
　　由于文秘工作的特殊性，使文秘工作會直接影響公司的管理執(zhí)行力和工作效率。同時，文秘也是單位里離領(lǐng)導最近的人員，其工作成效會直接影響領(lǐng)導對他的評價。如何做好文秘工作，成為管理工作特別是辦公室管理的重點，也成為從領(lǐng)導到文秘本人的工作重心。
　　做好文秘工作有許多基本的素質(zhì)和技術(shù)，如：靈活的頭腦、勤懇的精神，以及良好的文字組織能力和口
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依據(jù)一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協(xié)同寫作實現(xiàn)了單人電子寫作不好實現(xiàn)的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫簽名與手寫批注，同時在文檔的修改意見、核稿等方面更加自動化。
　　日程管理，優(yōu)化時間管理
　　協(xié)同oa中另一個常見的功能就是日程管理，該功能能夠有效優(yōu)化時間管理的效率�！皶r間計劃”能夠幫助文秘做好事前規(guī)劃，從容面對繁多的工作安排；“工作提醒”無須人為干預和記憶，就能自動化動提醒應該處理的工作，使文秘人員能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕松；“日程視圖”能夠通過圖形的方式，一目了然地掌握應該處理的工作，對工作安排做到心中有數(shù)，從容應對。
　　表單流程，讓管理更加規(guī)范
　　文秘在日常工作中，經(jīng)常碰到有人跨越管理規(guī)定，不照流程做事的情況。甚至有人找文秘“幫助”，希望文秘能夠在領(lǐng)導那里有所通融，使文秘左右為難。復旦協(xié)達等協(xié)同oa中的表單流程功能，可以將日常工作內(nèi)容全部表格化，再通過圖形化的工作流，將管理表格按照即定的工作程序和規(guī)范流轉(zhuǎn)。表單加流程的協(xié)同模式，不僅大大提供了工作效率，而且增強了管理的嚴肅性，使文秘不再面臨“人情”與“制度”兩難選擇的境況。
　　信息共享與交流，因溝通而和諧
　　信息共享與交流在復旦協(xié)達等協(xié)同oa中的對應功能，主要是知識管理、網(wǎng)絡硬盤、新聞、通知、公告、討論，以及電子郵件、即時通訊等等。協(xié)同oa中的信息共享與交流，能使單位內(nèi)部因信息透明、溝通及時，而營造出和諧的人文環(huán)境，從而顯著提高工作效率。在日常工作中，文秘往往是重要信息的掌握者，通過協(xié)同oa能使信息的共享與交流能夠更加通暢，同時更加正規(guī)化，避免“小道消息”和不良信息的負面影響。文秘人員也會因消息發(fā)布與溝通更為得當，從而使自身的工作更有成效。
　　檔案管理，文件管理更高效
　　檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內(nèi)容之一。在企事業(yè)單位和黨政機關(guān)內(nèi)，因日常工作積累的文件、檔案大量存在。有些單位設(shè)有專職檔案管理人員的，文秘人員需要將工作中的文件一一整理送交歸檔，如果領(lǐng)導需要查閱再借出，閱讀完后再歸還，如此往復，浪費大量時間。沒有設(shè)置專職檔案管理人員的單位，文秘往往還會承擔檔案管理的角色，檔案歸檔、整理、出借、入庫等等工作，更是繁重。協(xié)同 ……（未完，全文共1909字，當前僅顯示1214字，請閱讀下面提示信息。收藏《巧用協(xié)同０ａ做好文秘工作》）