實施手記：軟件固化與原有管理的取舍

在死硬的系統(tǒng)面前，才能看到靈活管理背后的不規(guī)范。
　　新系統(tǒng)上線后不久，清華紫光股份有限公司的一個銷售員氣沖沖地來到財務(wù)部：“客戶今天付了支票，怎么還不能出貨？”財務(wù)人員也有點奇怪，今天確實已經(jīng)確認收到了該客戶的支票，并且錄入系統(tǒng)，但系統(tǒng)卻仍舊提示無法出貨。
　　是否系統(tǒng)存在問題？事件驚動了高層領(lǐng)導，大家不愿相信龐大的系統(tǒng)會出現(xiàn)這樣低級的錯誤，但卻無法解釋眼前發(fā)生的事情。于是上線后的一個小問題，使紫光陷入了對系統(tǒng)的爭論和思考。
　　幾番分析之后發(fā)現(xiàn)，原來一板一眼的系統(tǒng)設(shè)置的“現(xiàn)結(jié)”實際上指的是“款到賬”，與業(yè)務(wù)人員過去通常理解的“收取現(xiàn)結(jié)支票”是不一樣的，而這個區(qū)別是過去一直被忽略的。那個銷售員遇到的情況是這樣的：客戶有萬元的額度，賬期是天，按照賬期規(guī)定應(yīng)在月號付款，他給了銷售員月號的支票，但是按照銀行規(guī)定這筆錢真正到賬是
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證客戶按時拿貨，這對企業(yè)大為有利。公司可以對客戶的信用額度產(chǎn)生預(yù)警，并能夠防范支票跳票的風險。紫光數(shù)碼影像事業(yè)部總經(jīng)理劉洪認為他跟代理商談判的方式發(fā)生了很大的改變，以前談判時，免不了受江湖習氣影響，為了做成生意，不好意思太苛求對方，一談到信用和賬期，往往是兩個字：好說。
　　而現(xiàn)在用系統(tǒng)規(guī)范信用和賬期，減少了很多人情上的麻煩，代理商也能夠理解，還稱紫光是正規(guī)軍。而作為一種折衷的處理，業(yè)務(wù)人員還是有幾種解決方案，一種是在等到款到賬后再允許客戶再次提貨，另一種是他確認該客戶的信譽良好的情況下則向信用管理部申請短期的信用增加，信用管理部更改系統(tǒng)中客戶的信用額度后就能夠出貨。但是這樣做之后，銷售員就很清楚，在收到現(xiàn)結(jié)支票的當天該時間點上實際的信用額度被擴大了，這對以后的風險控制很重要。
　　發(fā)票到底何時開？
　　出庫即開發(fā)票，很多國內(nèi)企業(yè)均不愿意采用，取而代之的是相對靈活的財務(wù)管理方式。國內(nèi)的財務(wù)軟件通常為了滿足用戶“靈活”的需要，系統(tǒng)標準設(shè)置包括定義成按訂單、按銷貨單、按出庫單中的某幾個細項，或是幾張上述單據(jù)中被選定的細項開發(fā)票。但出庫即開發(fā)票是系統(tǒng)標準化配置的一項，紫光選擇用的軟件，是否同樣愿意接受財務(wù)管理方式的改變，在紫光內(nèi)部又是一場舌戰(zhàn)。
　　紫光是上市公司，若出庫即開發(fā)票意味著原來的部分庫存金額體現(xiàn)為應(yīng)收賬款，會導致整個財務(wù)報表結(jié)構(gòu)的變化，應(yīng)收賬款可能會維持一個比較高的平均水平，賬面上很不好看。退貨的商務(wù)手續(xù)增加更不用說，會給代理商造成一定麻煩。而且，過去收到錢再開發(fā)票，現(xiàn)在等于貨一出去發(fā)票即開，如果某代理商的賬期是天，出庫即開發(fā)票，則提前天納稅，無論從納稅的資金、成本還是相應(yīng)的增值稅和附加稅上，都會有一定的影響。
　　固執(zhí)的紫光始終堅信的標準化設(shè)置應(yīng)該是諸多案例經(jīng)驗的結(jié)晶，一定有它的道理和好處。果然在他們深入探討后，發(fā)現(xiàn)了隱藏在出庫即開發(fā)票背后的巨大好處。
　　在啟用軟件之前，紫光早想對其銷售概念進行統(tǒng)一標準認定，主要是因為公司對“銷售”概念的認定有很多種，有的按實物離開庫房，有的按收到貨款，有的則是簽訂合同，管理層和運作層的數(shù)據(jù)總是得不到統(tǒng)一，影響決策。出庫即開發(fā)票如若采用，將會使起算銷售日期和統(tǒng)一銷售數(shù)據(jù)有理有據(jù)。所有的銷售行為均在發(fā)生應(yīng)收賬款時產(chǎn)生，徹底克服了過去銷售概念混淆的弊端。
　　另外，出庫即開發(fā)票可作為對代理商信用的確認，排除了人為因素的干擾。在的系統(tǒng)里面，如果某代理商的賬期是天，如果天內(nèi)錢沒能到賬，系統(tǒng)會在該客戶的名字前顯示一把小鎖，表明對該客戶實行限制出貨。銷售、商務(wù)、法務(wù)人員將會分級去催繳應(yīng)收賬款。通常，在離賬期還有幾天的情況下，相關(guān)人員就會提前對代理商進行詢問，加快了應(yīng)收賬款的回籠時間。
　　在退貨環(huán)節(jié)上，因產(chǎn)品質(zhì)量原因產(chǎn)生的退貨按照國家相關(guān)規(guī)定辦理，而非質(zhì)量原因的退貨確實變得繁瑣，但由于體現(xiàn)的形式是應(yīng)收賬款，銷售員、法務(wù)人員等相關(guān)人員都會加強后期對貨物的關(guān)注程度，通過促銷等各種措施加大銷售力度，減少退貨，而且還避免了客戶從銷售退貨中搞鬼的現(xiàn)象。而 ……（未完，全文共2577字，當前僅顯示1638字，請閱讀下面提示信息。收藏《實施手記：軟件固化與原有管理的取舍》）