試析文件中心能否在我國推行

目錄/提綱：……
一、我國文件中心的實踐
二、甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的聯(lián)系和區(qū)別
三、在我國文件中心與基層檔案室應共存、互補
四、文件中心的推廣符合我國的工作現(xiàn)狀
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　　試析文件中心能否在我國推行
　　
　　文件中心作為一種半現(xiàn)行文件的管理機構(gòu)，能否在我國普遍建立和推廣，這一問題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實踐上主要表現(xiàn)在：我國已經(jīng)具備較為完善的機關檔案室體系，我們還是否有必要_檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現(xiàn)狀及相對落后的信息（通訊）技術是否會成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過分析我國文件中心的實踐，其與外國文件中心的聯(lián)系和區(qū)別，與基層檔案室的關系等，闡明它在我國推行的合理性及實踐的方式。
　　一、 我國文件中心的實踐
　　我國的第一家文件中心是１９８８年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經(jīng)過１０年的發(fā)展，參聯(lián)機關已由原來的８家發(fā)展到２４家，主要有縣政府、縣人大、縣政協(xié)、縣民政局、縣計委、縣經(jīng)委等。它保管著各參聯(lián)機關的文書、專業(yè)檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個股級單位，在縣檔案局指導下開展工作。其主要職責是：１、負責對參聯(lián)機關形成的各類非現(xiàn)行
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在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)。其任務是：１、負責對半現(xiàn)行文件進行廉價的貯存和有效的保管，使機關擺脫半現(xiàn)行文件的沉重負擔，從而大大節(jié)省文件管理費用；２、負責為文件形成機關及時提供優(yōu)質(zhì)、高效服務，經(jīng)文件形成機關批準也可為其他用戶提供服務；３、負責對半現(xiàn)行文件進行最終處置，從而保證進館檔案的質(zhì)量。②甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的共同之處在于：１、都是保存和提供利用不同機構(gòu)形成的半現(xiàn)行文件的中間性機構(gòu)；２、都是本著精簡、節(jié)約、效能的原則建立的；３、它們都負責對檔案的最終處置工作，即銷毀或移交進館。它們的不同之處在于：１、外國文件中心并不接收所有的半現(xiàn)行文件。它不接收保存期限很短（如２－３年）的文件；需要長時間留存在形成機關的文件不宜過早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管費用必須低于在形成機關的保管費用，而且每盒文件的月利用率不超過一次。文件中心通過上述手段保證接收文件的經(jīng)濟合理。而在我國，則是在第二年上半年就需將上年度形成的文件或檔案移交到文件中心；２、外國文件中心與檔案行政管理機關只是業(yè)務從屬關系，而永靖縣文件中心則是同級檔案行政管理機關的內(nèi)部機構(gòu)；３、由于我國與國外關于“檔案”的定義和范圍不同，所以外國文件中心保存的稱作“文件”，而我國則稱作“檔案”；４、外國文件中心保持文件的原整理順序，而我國則是由文件中心進行整理；５、外國文件中心提供原件進行利用服務的方式比我國豐富，但它們不從事編制檢索工具和編研材料的任務；６、國外把文件中心比喻為“煉獄”，它們對文件最終轉(zhuǎn)化為檔案的鑒定非常嚴格，大約只有５－１０％的文件能夠最終轉(zhuǎn)化為檔案進入檔案館保存，而我國在進館檔案的鑒定上要寬松得多。
　　三、在我國文件中心與基層檔案室應共存、互補
　　文件中心和當前普遍存在的基層檔案室功能是基本相同的，它們同為半現(xiàn)行文件管理機構(gòu)，都處于機關現(xiàn)行文件與檔案館檔案管理的中間環(huán)節(jié)；它們都兼具滿足機關利用需求和確保進館質(zhì)量的雙重任務。在長期的工作實踐中，基層檔案室也被證明了是一種適合我國國情，符合我國檔案管理_和檔案學理論的管理方式，它有效地保證了國家檔案的完整與安全。但是，在當前社會飛速發(fā)展的情況下，這種“小而全”的檔案室模式相對比較松散，難以達到集約化、規(guī)�；墓芾恚焕跈n案領域人力和物力資源的有效利用。而且，很多基層單位的檔案人員身兼數(shù)職，業(yè)務素質(zhì)較差，人員流動頻繁，檔案室有時形同虛設，管理質(zhì)量難以盡如人意。所以，基層檔案室既有其存在的合理性，又有著明顯的不足之處，全盤地肯定或否定檔案室的做法是不現(xiàn)實的，在它現(xiàn)有體系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心應作為檔案室的一種共存和補充形式，結(jié)合實際靈活設置。成效比較顯著的，如大中型單位檔案室仍可保留；一些規(guī)模較小，辦公地點集中，職能、性質(zhì)近似的單位之間，可以嘗試建立文件中心。
　　如果在幾個單位之間成立了文件中心，文件中心就成為了這幾家單位保管半現(xiàn)行文件的管理機構(gòu)，它所發(fā)揮的作用應基本等同于基層檔案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要讓文件（檔案）的形成單位負起收集、整理、歸檔的責任來，這樣一方面有利于增強形成單位的檔案意識和責任感，另一方面也有利于保證檔案的齊全和完整。檔案在形成之后，最好還是在原單位保存３－５年，以利于其現(xiàn)行效用的發(fā)揮。文件中心承擔對文件從產(chǎn)生到最終進館進行全面的控制和統(tǒng)一管理的職責。
　　四、文件中心的推廣符合我國的工作現(xiàn)狀
　　隨著機構(gòu)改革的深入和社會檔案意識 ……（未完，全文共3731字，當前僅顯示1884字，請閱讀下面提示信息。收藏《試析文件中心能否在我國推行》）