用內(nèi)控機(jī)制防范欺詐

千里之堤，潰于蟻穴，很多公司因?yàn)楸O(jiān)控不力，資產(chǎn)被內(nèi)部的員工監(jiān)守自盜，造成不可估量的損失。而除了財(cái)務(wù)的損失外，這種事件的發(fā)生使得員工對于公司的信心和管理層的能力、誠信都產(chǎn)生懷疑和動搖，這種負(fù)面影響對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展都是不利的。
　　本文列舉了公司資產(chǎn)被盜竊的幾種常見途徑，以及如何制定相應(yīng)的管理措施來防范這些漏洞被心懷不軌的員工利用。作者還特別強(qiáng)調(diào)，公司要制定能夠防范資產(chǎn)流失的內(nèi)控機(jī)制并且加以悉心維護(hù)。畢竟，我們不能僅僅依靠人的道德自律，只有規(guī)范的制度才是強(qiáng)化員工道德和使公司的安全得到保障并運(yùn)作良好的基石。
　　辦公室用品被夾在手提袋和公文包中大搖大擺地帶回家；開支報(bào)告中列有從未消費(fèi)的餐費(fèi)和小費(fèi)；存貨無端地消失或者壓根就沒有被送出去；耐用物品、原材料以及包括計(jì)算機(jī)在內(nèi)的大件物品，在下班以后或在周末被工人一起合謀搬回了家；
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查。這樣就使得會計(jì)部門成為公司內(nèi)部控制計(jì)劃的關(guān)鍵部門。
　　內(nèi)控計(jì)劃可能有不同形式，但都應(yīng)含有以下基本內(nèi)容：
　　計(jì)劃要將運(yùn)營職責(zé)在各部門間相互分離，特別是那些直接控制資產(chǎn)的部門。比如，存貨控制應(yīng)分成實(shí)物資產(chǎn)管理及其記錄管理，處理現(xiàn)金的部門則負(fù)責(zé)將現(xiàn)金流量記入總帳中。這一簡單的過程，不僅操作快捷、高效，而且能夠保護(hù)資產(chǎn)，也避免了對相關(guān)人員產(chǎn)生偷盜的誘惑。
　　員工應(yīng)能勝任所負(fù)職責(zé)負(fù)責(zé)管理公司內(nèi)控機(jī)制的人必須具備相應(yīng)的能力，即使他沒有受過專門的管理培訓(xùn)。而實(shí)際情況往往是：一些小公司把這一任務(wù)交給了本已負(fù)擔(dān)過重的主管。
　　所有交易記錄和資產(chǎn)監(jiān)管應(yīng)分開管理。如果一位員工負(fù)責(zé)文件，而另一位負(fù)責(zé)簽署支票、記入貸方，或其它影響公司資產(chǎn)價值的事務(wù)。那么，對防范資產(chǎn)流失將是頗具成效的。
　　盜竊的幾種途徑
　　當(dāng)為操作運(yùn)營設(shè)定目標(biāo)時，應(yīng)付帳款是會計(jì)系統(tǒng)中最容易和最經(jīng)常被鉆空子之處。即使沒有流動資產(chǎn)，聰明的貪污者也會注意到在資金流出最大的地方，總是有機(jī)可乘。
　　賣主為從未有的服務(wù)開具帳單，而內(nèi)部人員則幫助其從公司獲得現(xiàn)金�；蛘�，他們更改發(fā)票，使應(yīng)付款大于實(shí)際所欠金額，然后再與其外部同謀瓜分多付的部分。
　　還有一些騙術(shù)專門欺騙那些易輕信的公司。他們聲稱有定單，但那是決不可能運(yùn)來的偽造的貨物定單，他們還要求為某個已離開公司的人所定的貨物付款。為了爭取效率，那些無知的、或糊涂的、好意的員工往往給這些不實(shí)的定單付款，外面的騙子則帶著公司寶貴的資產(chǎn)逃之夭夭。
　　合理的步驟是將付款職能分開。如果有一人負(fù)責(zé)支付的審查和批復(fù)，另一人負(fù)責(zé)開支票，那么出錯和盜用的機(jī)會就會減少。
　　一旦這一過程完成了，將所有應(yīng)付帳款和總帳以及供應(yīng)商明細(xì)帳對照起來，在已付發(fā)票上蓋上已付，將所有未用支票作廢。
　　任何一個應(yīng)付帳款系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)就在于其記錄跟蹤，要利用這一優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)然，也不要忘了說明各帳戶間的聯(lián)系。
　　將收入登記入帳是另一處可乘之機(jī)。就象處理應(yīng)付帳款一樣，將付款和記帳職責(zé)分開非常關(guān)鍵。負(fù)責(zé)銷售的人員不應(yīng)是將其計(jì)入總帳的人。如果你的公司還不是這樣做的話，那么就需要做一些改變。
　　定期核實(shí)應(yīng)收帳款是否已收到以保持記錄的準(zhǔn)確性。有時銀行對此也有所要求，特別是當(dāng)應(yīng)收帳款用作擔(dān)保時更是如此。給隨機(jī)挑選的客戶寄信要求確認(rèn)欠款的數(shù)目是較為普遍的做法。
　　薄弱環(huán)節(jié)
　　存貨管理對盜竊行為來說尤為敏感。在夜間消失的公司物品和存貨不難計(jì)算，這使公司遭受損失并導(dǎo)致其它欺詐性問題的發(fā)生。
　　解決這一問題的方法非常簡單：小心做好各項(xiàng)記錄，最好按照會計(jì)功能作一個詳細(xì)的電子備份，仔細(xì)處理公司貨物。而使用帶有合適的相互制衡機(jī)制的永久性存貨管理系統(tǒng)，則有助于你嚴(yán)密監(jiān)視所有行為。
　　此外，無論是成品或原材料，在整個生命周期過程中是不斷變化的。有鑒于此，如果沒有某種操作文件，存貨不得轉(zhuǎn)移。這樣，不僅能跟蹤了解存貨狀況，而且有助于更好地管理存貨運(yùn)轉(zhuǎn)，減少損失。
　　工資單是另一個薄弱之處。盜 ……（未完，全文共3199字，當(dāng)前僅顯示1616字，請閱讀下面提示信息。收藏《用內(nèi)控機(jī)制防范欺詐》）