賬務系統憑證的修改方法及其正確選擇

目錄/提綱：……
一、錯誤憑證的“無痕跡”修改
（一）憑證輸入后還未審核或審核未通過的憑證
（二）已通過審核但未記賬的憑證
（三）已記賬但未結賬的憑證
（二）的方法，調用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作
（四）已結賬的憑證
二、錯誤憑證的“有痕跡”修改
三、結束語
……
記賬憑證輸入時，盡管賬務系統提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證是難免的。記賬憑證的錯誤必然會影響系統的核算結果，為更正錯誤，系統提供了對錯誤憑證修改的功能。特別值得一提的是，在近幾年的會計電算化實踐中，許多財務軟件（如：用友、安易、三門賬務系統）提供了“反審核、反記賬、反結賬”功能，這三項功能的使用為錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。怎樣選擇正確的記賬憑證修改方式方法？下面以用友總賬系統（賬務系統）為例，對不同情況下錯誤憑證的不同修改方式方法逐個進行分析，以期對會計電算化工作有所幫助。
　　一、錯誤憑證的“無痕跡”修改
　　所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。在總賬系統中，以下四種情況下的錯誤憑證可實現無痕跡修改。
　　（一）憑證輸入后還未審核或審核未通過的憑證
　　對于未經過“審核”功能操作的錯誤記賬憑證，可以由憑證
……（新文秘網http://jey722.cn省略591字，正式會員可完整閱讀）……　
式”中選擇“月初狀態(tài)”項，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統將恢復為記賬前狀態(tài)。最后按照上述（二）的方法，調用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。
　　（四）已結賬的憑證
　　對于這種情況，欲實現無痕跡修改，可通過系統提供的“反結賬、反記賬、反審核”功能，即取消“結賬”“記賬”“審核”后直接修改。具體而言，在“結賬”向導一選擇月份窗口中，首先單擊要取消結賬的月份，然后按“”鍵（應是先按下“”鍵和“”鍵不放，然后再按下“”鍵），系統彈出“確認口令”窗口，讓擁有結轉權限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認”按鈕，系統將快速地取消結賬操作，使各種賬簿記錄恢復到未結賬前的狀態(tài)。最后按上述（三）的方法，調用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”、“記賬”和“結賬”功能的操作。
　　以上四種情況下的錯誤記賬憑證，雖然按照財務軟件提供的功能（特別是“反審核、反記賬、反結賬”功能）可以做到無痕跡修改，但是根據現行會計（會計電算化）法規(guī)制度，只有第一種情況下的直接修改法具有合法性。而后三種情況下的無痕跡修改，有以下弊端：
　　與現行會計（會計電算化）法規(guī)相違背�！稌嫼怂丬浖竟δ芤�(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）第⒎條的規(guī)定。“會計核算軟件應當提供對已經輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內憑證的修改�！薄鞍l(fā)現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示�！眹医y一的會計制度中也有類似的規(guī)定。
　　“反審核、反記賬、反結賬”為做假賬、提供虛假會計信息等經濟違法犯罪行為提供了技術支持。由于“反審核、反記賬、反結賬”功能的使用，使得會計電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉，為他們利用電算化會計信息系統作弊提供了極為方便的手段。例如：某年結賬后，經企業(yè)內部審計后，本來可以將該年的會計資料完全封存，但由于“反審核、反記賬、反結賬”功能的提供，就可以在以后的任意時間方便地并且“無痕跡”地改動該年的會計數據，這無疑使電算化會計信息系統的安全性大打折扣。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發(fā)生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數財務軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補充了何種會計事項，其目的和來龍去脈如何則無從得知。這樣就給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術難度。
　　“反審核、反記賬、反結賬”可能導致系統數據錯誤，賬務混亂。在使用“反審核、反記賬、反結賬”功能時，由于會計電算化人員業(yè)務水平及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目體系可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產生系統數據錯誤、財務混亂，甚至導致整個賬務系統的癱瘓，造成不應有的損失。
　　通過以上分析，第二種情況下錯誤憑證進行無痕跡修改，雖然存在前述弊 ……（未完，全文共3287字，當前僅顯示1660字，請閱讀下面提示信息。收藏《賬務系統憑證的修改方法及其正確選擇》）