如何對(duì)電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)

　　電算化帳務(wù)系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng)）同手工帳務(wù)系統(tǒng)一樣，存在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的原因（不像手工帳務(wù)系統(tǒng)那樣數(shù)據(jù)可見），使得其差錯(cuò)具有較強(qiáng)的隱蔽性。因此，如何快速、高效地對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、正確性進(jìn)行測(cè)試，有必要進(jìn)行探討。
　　一、電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測(cè)的內(nèi)容和方法
　　系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括總帳數(shù)據(jù)、明細(xì)帳數(shù)據(jù)、記帳憑證數(shù)據(jù)、科目編碼數(shù)據(jù)、輔助編碼數(shù)據(jù)以及其他輔助數(shù)據(jù)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢測(cè)涵蓋系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)。本文僅就系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測(cè)談?wù)劰P者的看法。其他數(shù)據(jù)的檢測(cè)可以參照明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測(cè)辦法處理。系統(tǒng)明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測(cè)包括數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)和數(shù)據(jù)正確性檢測(cè)。
　　（一）數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)包括檢測(cè)一個(gè)期間的記帳憑證是否完整、一個(gè)記帳憑證號(hào)的數(shù)據(jù)記錄是否完整、一條數(shù)據(jù)記錄的項(xiàng)目是否完整。
　�、币粋�(gè)期間的記帳憑證是否完整是指系統(tǒng)明
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應(yīng)包括日期、記帳憑證號(hào)、摘要、科目編碼、借貸標(biāo)志、借貸方發(fā)生額、數(shù)量等基本要素和輔助編碼、票據(jù)種類、票據(jù)號(hào)碼、制單人、審核人、記帳人及其他標(biāo)志等輔助要素。各記錄項(xiàng)目的完整性檢測(cè)只要檢測(cè)各項(xiàng)目是否為空就可以了。由于影響數(shù)據(jù)結(jié)果正確性的因素主要是數(shù)據(jù)記錄的基本要素，因此，也可以只檢測(cè)基本要素。
　　（二）數(shù)據(jù)正確性檢測(cè)包括檢測(cè)明細(xì)帳數(shù)據(jù)中是否存在非法科目編碼、是否存在不合理科目編碼、科目編碼和輔助編碼是否匹配。
　　、非法科目編碼是指在系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)科目編碼字段出現(xiàn)的一級(jí)代碼既不是財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定的，也不是單位根據(jù)需要自己設(shè)定的，或者明細(xì)編碼不是單位所設(shè)定的。這種編碼由于超出了系統(tǒng)科目編碼庫(kù)的內(nèi)容，不能為系統(tǒng)所識(shí)別，因此，在系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，可能對(duì)這些數(shù)據(jù)不予理會(huì)，也可能進(jìn)行錯(cuò)誤處理。造成系統(tǒng)所輸出的數(shù)據(jù)成為“垃圾”。檢測(cè)科目編碼是否非法代碼比較簡(jiǎn)單，只需要檢測(cè)系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中所有科目編碼是否都存在于系統(tǒng)科目編碼庫(kù)中即可。
　　⒉不合理科目編碼是指財(cái)政部門所統(tǒng)一規(guī)定的科目中，有的科目本單位并不需用，因此其編碼不應(yīng)出現(xiàn)在系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中，如果出現(xiàn)，即為不合理科目編碼，也可以說是科目編碼的不合理使用。某些開發(fā)商在出售財(cái)務(wù)軟件前，往往已根據(jù)財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定的科目及編碼，以及根據(jù)開發(fā)商的調(diào)查和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)系統(tǒng)科目編碼庫(kù)做了預(yù)置。其目的是方便用戶使用，減輕初始化系統(tǒng)的工作量。對(duì)于用戶單位不需用的科目編碼，由于其已存在于科目編碼庫(kù)中，是合法編碼，如果用戶誤用，系統(tǒng)不能檢測(cè)出來(lái)。如果用戶非法操作系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)，也可能把正確的科目編碼誤作用戶并不需要的科目編碼。無(wú)論是哪種情況，系統(tǒng)輸出的結(jié)果都不正確。檢測(cè)方法是把用戶不需用的科目編碼與系統(tǒng)帳庫(kù)中的科目編碼進(jìn)行比較，如果有值相同的情況，說明存在不合理科目編碼。當(dāng)然最好的辦法是用戶在使用系統(tǒng)前，把系統(tǒng)科目編碼庫(kù)中不需用的科目編碼刪除掉，這樣就不存在不合理科目編碼問題。
　�、齿o助編碼是對(duì)單位內(nèi)部部門、人員、項(xiàng)目（如科研項(xiàng)目。產(chǎn)品項(xiàng)目、商品項(xiàng)目等）進(jìn)行識(shí)別的代碼。科目編碼和輔助編碼之間有匹配關(guān)系，如制造費(fèi)用和產(chǎn)生制造費(fèi)用的部門（車間）有匹配關(guān)系，和管理部門（如財(cái)務(wù)處）就沒有匹配關(guān)系。這種匹配關(guān)系因科目而異，同一科目在不同的單位因其核算組織的區(qū)別也不相同。總體而言，科目編碼與輔助編碼不匹配有四種情況：（）某科目編碼應(yīng)無(wú)輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中，該科目編碼有輔助編碼；（）某科目編碼應(yīng)有輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中，該科目編碼沒有輔助編碼；（）輔助編碼的性質(zhì)與科目編碼不匹配，如某科目編碼的匹配輔助編碼應(yīng)該是人員輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中卻是項(xiàng)目輔助編碼；（）輔助編碼的類別與科目編碼不匹配，如科目編碼是科研成本，匹配的輔助編碼應(yīng)該是科研項(xiàng)目輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中卻是生產(chǎn)項(xiàng)目輔助編碼。對(duì)系統(tǒng)明細(xì)帳庫(kù)中的每條記錄進(jìn)行檢測(cè)，確定其是否存在上列四種情況之一，即可斷定該記錄的科目編碼與輔助編碼是否匹配。
　　二、利用電算化技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢測(cè)
　　要確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整、正確，必須對(duì)系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢測(cè)。為了節(jié)約檢測(cè)時(shí)間， ……（未完，全文共2612字，當(dāng)前僅顯示1661字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《如何對(duì)電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)》）