文書檔案整理的有關國家規(guī)定和標準

文書檔案整理的有關國家規(guī)定和標準

一、歸檔文件整理規(guī)則
（一）立卷改革的背景及《歸檔文件整理規(guī)則》編制的過程
1.立卷改革的背景
文件材料歸檔，既是文件處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點。長期以來，我國一直沿用傳統(tǒng)的立卷方法。隨著社會各項事業(yè)的發(fā)展，機關辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，傳統(tǒng)的立卷方法明顯暴露出繁瑣、復雜、效率低等弱點，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。檔案戰(zhàn)線的理論界和實際工作者在總結立卷工作經(jīng)驗教訓基礎上，逐步開始嘗試立卷改革，從靈活運用“六個特征”的角度，提出了多種改革方案，其大致可分為三種：
一是在“六個特征”的基礎上，引入其它因素結合組卷，如“四分四注意”，“三為主五分開”等。二是組卷時突出強調文件某一特征，如“一事一卷”、“文號立卷法”等。三是分類組合法。這些方法，大多是在“六個特征”立卷法的基礎上，各有側重地進行了完善和簡化。
近年來，各級黨政機關機構改革的全面實施，不可避免地對機關檔案工作產(chǎn)生沖突，檔案人員緊缺與歸檔文件整理任務繁重之間的矛盾更為突出，各級機關檔案人員改革歸檔文件整理方法的呼聲日益高漲。探索新的改革思路，真正簡化歸檔文件整理工作，已成為檔案工作者共同面臨的緊迫問題。在這方面，部分省、市檔案行政管理部門和國家專業(yè)主管機關開始嘗試與計算機技術相結合，推行新的歸檔文件整理方法。一些省，如廣東、吉林、上海、山東、四川、深圳、河南等許多省先后進行了試點，個別省市還在試點的基礎上開始在部分地區(qū)加以推廣。由于這項工作尚處于探索階段，沒有成功的經(jīng)驗，各地做法不盡相同，因此歸檔文件整理工作陷入了某種程序的無須化狀態(tài)，這對將來進行館際檔案信息交流等建立在標準化基礎上的工作是很
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《規(guī)則》的制定，填補了我國檔案工作法規(guī)標準體系中歸檔文件整理工作方面的空白，為新形勢下規(guī)范、高效地進行歸檔文件整理工作提供了依據(jù)，對我國機關檔案工作的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
1.對機關檔案工作的意義
⑴緩解機關檔案工作壓力。
⑵節(jié)省機關的財力、物力。
⑶理順機關檔案工作職能。
⑷《規(guī)則》對機關檔案工作的其他改革奠定了基礎。
2.對檔案館工作的意義
⑴便于檔案館控制檔案進館質量。
⑵有利于檔案館向社會開放檔案。
⑶緩解檔案館庫房壓力，強化檔案館基礎建設。提高檔案檢索的效率以及查準率、查全率，更好地完成收集、保管、利用等職能。
3.對檔案管理現(xiàn)代化的意義
⑴為現(xiàn)代科學技術在檔案管理工作中的有效應用鋪平道路。
⑵促進機關文檔一體化管理的實現(xiàn)。
⑶為電子文件整理方法打下基礎。
二、文書案卷案卷格式
《文書案卷案卷格式》(以下簡稱《格式》)（GB/T 9705-88），于1988年9月5日由國家技術監(jiān)督局首次發(fā)布，1989年3月1日開始實施�！陡袷健肥菄覚n案局以檔案工作國家標準公布的，在長期的檔案工作實踐中發(fā)揮了重要作用。為了適應檔案工作發(fā)展的新形勢，國家檔案局在2008年對此標準進行第一次修訂，由中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布。
㈠《格式》發(fā)布的時代背景
我國檔案工作標準化的三個主要階段：
1.草創(chuàng)階段：1950年4月26日，中央辦公廳的《關于統(tǒng)一文件紙形與格式的規(guī)定》是建國后第一份檔案工作標準化文件。
2.發(fā)展階段：1979年國家為加強我國的標準化工作，專門頒布了《中華人民共和國標準化管理條例》。
3.法制化建設階段：自從《中華人民共和國檔案法》頒布實施后，全國的檔案工作標準化工作逐步納入了法制化的軌道。
1987年8月，《檔案法》正式公布，并于1988年1月1日實施。
《檔案法》是我國法制建設取得的一項新成果，它的頒布實施對我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。它是我國國家最高權力機關頒布的關于檔案事業(yè)的第一部法律，是協(xié)調國家機關、集體單位和公民三者在檔案方面關系的法律準繩。它的問世，使檔案事業(yè)的建設有了法律依據(jù)和保障，改變了過去僅靠政策、行政措施等手段來推動檔案事業(yè)的做法，標志著檔案和檔案工作從此進入了法制管理的軌道。同時，它又增強了全社會的檔案意識，保證了檔案財富的完整與安全，使檔案資源得到有效利用，更有利于為社會主義現(xiàn)代化建設服務。
國家檔案局于1983年成立了全國檔案工作標準化領導小組，與有關部門合作先后制定了《檔案著錄規(guī)則》和《文書檔案案卷格式》兩部文件，加強了對檔案事業(yè)的宏觀管理。
㈡文書檔案案卷格式發(fā)布的意義
《格式》，對案卷的卷皮格式，卷內(nèi)備考表格式及填寫方法、填寫要求等都作了詳細的規(guī)定，是目前檔案館(室)整理文書檔案的主要依據(jù)之一。
《格式》屬于檔案工作業(yè)務技術標準中的檔案整理標準。文書檔案管理，以《中華人民共和國檔案法》、《檔案著錄規(guī)則》（GB/T 3792.5-85）、《格式》（GB/T 9705-88）等法規(guī)性文件的要求為基礎，涵蓋檔案的收集、整理、立卷、鑒定、編目、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、銷毀等項工作。
檔案工作標準化是一項系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標準的制訂、實施等項工作內(nèi)容。還包括標準制訂前的調查研究工作，標準的補充、完善、修訂、廢除等項管理與維護工作；標準化體系的設計；標準執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項具體工作活動。從中可以看出，《格式》的發(fā)布的確花了很大氣力，同樣也發(fā)揮了重要作用。
1.它是檔案工作標準化系統(tǒng)中非�；A，也是非常重要的一環(huán)，有利于檔案工作標準化體系的建設。
2.通過實行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調、選優(yōu)等管理控制活動，節(jié)約經(jīng)費、提高效率、獲得效益。
3.它能促使檔案管理活動的最佳效果。
㈢標準的重新修訂
《格式》作為一個標準，隨著檔案工作的不斷發(fā)展，它也要不斷補充、完善。標準從制定距今已有20年了,為了讓它發(fā)揮更大的價值，2008年國家檔案局對《格式》進行了修訂（已發(fā)布征求意見稿）。
1.修訂標準與GB/T 9705—88相比主要變化如下：
①標準的總體編排和結構按GB/T 1.1—2000進行了修改；
②增加了目次和前言；
③修改了硬卷皮封面和封底尺寸、軟卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸。硬卷皮封面尺寸采用300mm*220mm(長*寬)，封底尺寸佟封面尺寸。軟封面尺寸規(guī)格采用310mm*220mm(長*寬)，封底尺寸297mm*210mm(長*寬)。卷盒外形尺寸采用310mm*220mm(長*寬)，其高度可根據(jù)需要分別設置30、40或50mm的規(guī)格。目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(即長*寬為297mm*210mm)；
④增加“歸檔號”為硬卷皮卷脊項目；
⑤調整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁上端空白處，歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄I）；
⑥修訂標準的附錄A、附錄B、附錄C、附錄D、附錄E、附錄F、附錄G、附錄H、附錄I、附錄J是規(guī)范性附錄。
2.對于新的《格式》，要有正確的思想作指導，還需確立良好的_意識來保證其順利推行：
①堅持全面、系統(tǒng)的指導思想。在某些情況下，應當注意一些檔案工作標準的相互關系，使它們協(xié)調配合地得到貫徹執(zhí)行。
②檔案工作標準要依靠有關方面的努力，才能順利實施。在實際工作中，應十分注意提高人們的標準化意識水平，確立良好的社會_意識。在實施過程中，還應當定期組織對有關新、舊標準的科學性、合理性的討論與研究工作，以研促建，不斷提高我國檔案工作標準的制訂水平。
三、歸檔制度
㈠歸檔范圍和保管期限
國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）已于2006年12月18日發(fā)布施行�！兑�(guī)定》共15條�！兑�(guī)定》從機關文件材料的歸檔原則（歸檔范圍、不歸檔范圍）、歸檔要求、保管期限的確定及編制審批等方面做出明確規(guī)定，還對不同類別和載體檔案的歸檔原則進行了說明�！兑�(guī)定》發(fā)布以來，全國各級檔案部門認真學 ……（未完，全文共13941字，當前僅顯示3316字，請閱讀下面提示信息。收藏《文書檔案整理的有關國家規(guī)定和標準》）