公司檔案管理工作交流材料（共3篇）

目錄/提綱：……
一、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)
（一）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是適應(yīng)員工瀏覽方式改變的必然要求
（二）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是適應(yīng)檔案知識(shí)資源共享的必然要求
（三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是適應(yīng)公司信息化建設(shè)的必然要求
（四）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是解決檔案資料一致性的根本途徑
（五）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是解決圖紙老化問題的有效辦法
（六）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是解決庫房漲庫問題的現(xiàn)實(shí)選擇
二、將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化已經(jīng)具備條件可謂水到渠成
（一）掃描儀快速高效
（二）處理軟件種類多功能多樣
（三）檔案管理軟件能夠?qū)崿F(xiàn)在線全文瀏覽
（四）大容量存儲(chǔ)設(shè)備為電子檔案安全提供了保障
三、掃描實(shí)施方式的選擇
（一）自己掃描比“外包”好
（二）外聘人員掃描比較好
（三）分組掃描比較好
四、掃描前期準(zhǔn)備工作
（一）鑒定檔案
（二）確定掃描參數(shù)
（三）招聘和培訓(xùn)人員
（四）編制掃描流程和崗位職責(zé)
五、掃描工作流程
（一）打印待掃案卷目錄
（二）搬運(yùn)待掃案卷
（三）捋順待掃檔案
（四）掃描前參數(shù)確認(rèn)
（五）掃描中檢查修改
（六）掃描后恢復(fù)原狀
（七）統(tǒng)計(jì)匯總
（八）移交驗(yàn)收
六、掃描后續(xù)管理工作
（一）掛接上網(wǎng)
（二）備份文件
（三）統(tǒng)計(jì)匯總
一、本年檔案工作基本情況介紹
二、投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題和解決辦法
（一）投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要……
公司檔案管理工作交流材料（共3篇）

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的體會(huì)

中國化學(xué)工程集團(tuán)公司
2014年11月26日

中國化學(xué)工程集團(tuán)公司是集投融資、勘察、設(shè)計(jì)、施工為一體，以工程建設(shè)為主業(yè)的工程集團(tuán)公司。集團(tuán)公司的前身源自原國家重工業(yè)部 1953 年成立的重工業(yè)設(shè)計(jì)院和建設(shè)公司。集團(tuán)公司成立60多年來，始終致力于我國工業(yè)體系建設(shè)，專注于化工、石油化工、電力、市政、建筑、環(huán)保等工程建設(shè)、服務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)。目前在全球50多個(gè)國家和地區(qū)開展有工程建設(shè)業(yè)務(wù)。集團(tuán)現(xiàn)有員工45000余人，20家子公司。2010年元月整體改制上市，股票名稱中國化學(xué)，總部設(shè)在北京。
近年來，根據(jù)國資委對(duì)檔案管理工作的指示精神和國家檔案局對(duì)企業(yè)檔案工作的有關(guān)要求，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，在不斷加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，參照國資委開展的檔案協(xié)作組活動(dòng)模式，在子公司中同樣開展了檔案協(xié)作交流研討活動(dòng)。20家子公司分為三個(gè)協(xié)作組，以“完善收集、安全保管、有效利用”為核心，開展交流研討。各子公司對(duì)于這一活動(dòng)方式十分認(rèn)同，紛紛表示通過交流研討借鑒了經(jīng)驗(yàn)、開拓思路、推進(jìn)了工作、解決了工作中的一些問題。

2014年10月30日集團(tuán)公司召開了辦公室工作會(huì)議，會(huì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了專題研討。下面我將我們集團(tuán)公司專題研討會(huì)上，與會(huì)人員對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的一些體會(huì)、工作方法及一些不成熟的意見和大家進(jìn)行交流分享。由于自己是外行，如果在交流過程講了外行話，還請(qǐng)大家批評(píng)指導(dǎo)和給予諒解。
一、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)
（一）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是適應(yīng)員工瀏覽方式改變的必然要求
隨著信息化的全面深化和員工年齡結(jié)構(gòu)的年輕化，越來越多的員工習(xí)慣于使用電腦和網(wǎng)絡(luò)來協(xié)同辦公和交流學(xué)習(xí)，對(duì)查閱紙質(zhì)檔案感到越來越不方便。將紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化上網(wǎng)，讓員工在線瀏覽檔案資料，是適
……（新文秘網(wǎng)http://www.jey722.cn省略1227字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
。
（二）外聘人員掃描比較好
由于需要掃描數(shù)量非常大，新檔案又急等騰出空間來存放，所以必須有專人集中掃描。檔案部門一般很難抽出多余人員參加掃描，兼職掃描則耗時(shí)太長。如果招聘有一定學(xué)歷的年輕人專門掃描，則會(huì)保證掃描任務(wù)按時(shí)按量地完成。
（三）分組掃描比較好
掃描數(shù)量大、環(huán)節(jié)多，要求掃描人員要特別認(rèn)真細(xì)心，將掃描人員分組管理，可以使每個(gè)人的職責(zé)更明確、掃描流程安排更合理。如在工程檔案中，既有圖紙，又有很多文字表格，安排兩人一組，一人用工程掃描儀掃描圖紙，一人用高速文檔掃描儀掃描文字表格，既提高了速度，又避免了混亂。
四、掃描前期準(zhǔn)備工作
（一）鑒定檔案
檔案掃描數(shù)字化是為了永久性保存檔案內(nèi)容，所以我們的掃描原則是能掃盡量掃。但有些檔案因年代久等原因，已經(jīng)完全失去保存價(jià)值，所以在掃描前最好對(duì)檔案進(jìn)行一次鑒定，剔除確實(shí)無保存價(jià)值的檔案。
（二）確定掃描參數(shù)
根據(jù)國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》( DA/T31-2005)要求，結(jié)合檔案資料實(shí)際情況，要經(jīng)過反復(fù)掃描實(shí)驗(yàn)，確定出掃描的一些重要參數(shù),以確保掃描質(zhì)量。
（三）招聘和培訓(xùn)人員
招聘人員一般以已畢業(yè)的大專生為主，但要認(rèn)真、有耐心，否則很難堅(jiān)持下去；培訓(xùn)內(nèi)容主要是案卷編號(hào)規(guī)則和一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。
（四）編制掃描流程和崗位職責(zé)
掃描流程和崗位職責(zé)是保證掃描質(zhì)量的前提，掃描流程使大家明確掃描環(huán)節(jié)、順序和要求；崗位職責(zé)使大家明確分工、清楚責(zé)任。同時(shí)也編制了正確使用和維護(hù)掃描儀、掃描質(zhì)量管理等規(guī)定。
五、掃描工作流程
（一）打印待掃案卷目錄
通過檔案管理軟件打印待掃案卷目錄，以便于掃描時(shí)對(duì)照，同時(shí)也能反過來驗(yàn)證案卷目錄是否漏錄，因?yàn)檫@些目錄都是以前依據(jù)紙質(zhì)目錄錄入的，難免有誤。
（二）搬運(yùn)待掃案卷
用袋裝的辦法把待掃案卷從庫房移到掃描辦公室，既可以成批地搬移，也能保證案卷的有序性。
（三）捋順待掃檔案
在掃描前，要將每張圖按從小到大的順序捋一遍，這樣掃描時(shí)，掃描軟件才可以自動(dòng)給掃描文件編順序號(hào)，從而保證掃描文件與紙質(zhì)文件編號(hào)相一致。
（四）掃描前參數(shù)確認(rèn)
不需要調(diào)整的固定參數(shù)，主要有分辨率300dpi、保存格式TIFF/PDF；需要經(jīng)常調(diào)整的參數(shù)有文件編號(hào)、文件尺寸等，認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)參數(shù)，確保一次掃描成功。
（五）掃描中檢查修改
掃描時(shí)，主要檢查掃描文件是否清楚、是否擺正、是否有污點(diǎn)、是否空白太多等，如果有必須立即修整或者重新掃描，以確保圖像質(zhì)量。
（六）掃描后恢復(fù)原狀
掃描后，及時(shí)恢復(fù)紙質(zhì)檔案案卷原狀，并通過打包、標(biāo)識(shí)等形式固定案卷順序，以便于搬移。
（七）統(tǒng)計(jì)匯總
在一個(gè)項(xiàng)目案卷掃完后，一方面要及時(shí)整理掃描文件，掃描文件存放于文件夾，文件夾層次與項(xiàng)目、案卷相對(duì)應(yīng);一方面統(tǒng)計(jì)掃描文件數(shù)量，并與待掃案卷目錄對(duì)照，若案卷目錄上有錯(cuò)誤應(yīng)標(biāo)明以備修改。
（八）移交驗(yàn)收
為了確保掃描文件安全，應(yīng)規(guī)定掃描人員每周向電子檔案管理員移交一次，掃描人員不得保存掃描文件，電子檔案管理員對(duì)照案卷目錄對(duì)掃描文件進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收和數(shù)量匯總，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
六、掃描后續(xù)管理工作
（一）掛接上網(wǎng)
電子檔案管理員在匯總一套完整檔案資料后，應(yīng)及時(shí)將掃描文件導(dǎo)入檔案管理軟件中，以便員工在網(wǎng)上及時(shí)瀏覽掃描文件。
（二）備份文件
為保證掃描文件的絕對(duì)安全，可以采用 “服務(wù)器硬盤備份”和“光盤備份”等多種形式，“硬盤備份"和“光盤備份”備份 后應(yīng)異地保存．
（三）統(tǒng)計(jì)匯總
此時(shí)的匯總是由電子檔案管理員按月按人進(jìn)行的整體匯總，并配直觀柱狀圖，既可知道總體掃描進(jìn)度，又可以了解每個(gè)人的工作量。
工程檔案掃描數(shù)字化工作有始也有終，始于庫藏檔案掃描數(shù)字化，終于入庫歸檔的電子文件與紙質(zhì)文件高度一致。目前檔案掃描數(shù)字化工作在集團(tuán)公司部分子公司已經(jīng)起步。實(shí)踐證明，掃描數(shù)字化是解決檔案老化和庫房漲庫問題的最好辦法，是提高檔案管理水平和知識(shí)共享的最佳途徑。對(duì)這項(xiàng)工作我們將繼續(xù)重點(diǎn)關(guān)注、跟蹤研討、不斷改進(jìn)和完善。

中國建筑科學(xué)研究院
檔案管理工作交流材料

中國建筑科學(xué)研究院
2014年11月26日

本年度根據(jù)《國資委2014年檔案工作要點(diǎn)》（國資廳發(fā)〔2014〕3號(hào)文件相關(guān)精神，結(jié)合我院檔案管理實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹落實(shí)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》（國資廳發(fā)〔2014〕26號(hào)），以提升檔案管理工作水平為重點(diǎn)，完善管理制度，夯實(shí)工作基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展中的作用。
一、本年檔案工作基本情況介紹
我院經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍主要是建筑工程技術(shù)及產(chǎn)品研發(fā)；建筑工程勘察、設(shè)計(jì)、服務(wù)、工程承包及專用設(shè)備與材料制造。作為全國建筑行業(yè)最大的綜合性研究和開發(fā)機(jī)構(gòu)，開展行業(yè)所需的共性、基礎(chǔ)性、公益性技術(shù)研究。在研發(fā)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)中，涉及的檔案種類主要分為兩大類，一是文書檔案類（包含人事、財(cái)務(wù)專門檔案），二是技術(shù)檔案類（包括從事科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、建筑設(shè)計(jì)、工程承包、工程監(jiān)理、基建、購置儀器設(shè)備等活動(dòng)中形成的重要資料）。我院按照業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定《院檔案管理管理規(guī)定》，對(duì)這兩大類檔案做了具體的管理規(guī)定。院總部層面檔案管理工作重點(diǎn)是制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施，建立健全適合自身需求的檔案管理制度體系，指導(dǎo)本系統(tǒng)內(nèi)各單位的檔案管理工作，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及總部檔案的歸檔、保管、開發(fā)利用和信息化建設(shè)。系統(tǒng)內(nèi)各單位按照“誰形成，誰歸檔”的原則，負(fù)責(zé)本單位文件材料的收集、整理和歸檔等檔案管理工作。
本年度在完成日常檔案管理工作外，以提升檔案管理水平為目標(biāo)，結(jié)合檔案評(píng)價(jià)工作，從未達(dá)標(biāo)的事項(xiàng)入手，逐條逐步加以整改和落實(shí)。重點(diǎn)是加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)管，結(jié)合企業(yè)檔案特點(diǎn)，制定了本院《院檔案工作評(píng)價(jià)辦法》，通過系統(tǒng)內(nèi)單位開展檔案工作評(píng)價(jià)，進(jìn)一步提高我院檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平。
今年年初國資委印發(fā)了《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》，旨意是推動(dòng)中央企業(yè)規(guī)范有序開展檔案信息化建設(shè)。我院已將檔案信息化建設(shè)納入近幾年工作規(guī)劃中，結(jié)合我院商業(yè)秘密信息系統(tǒng)安全防護(hù)體系的建設(shè)，把檔案信息化系統(tǒng)與b_m信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，統(tǒng)籌兼顧，全面提升我院檔案管理水平，高效、快捷服務(wù)于科研生產(chǎn)。
二、投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題和解決辦法
投資建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,包括建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及結(jié)算全過程中形成 ……（未完，全文共14489字，當(dāng)前僅顯示3447字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《公司檔案管理工作交流材料（共3篇）》）