地質(zhì)資料數(shù)字化的作用及推進數(shù)字化工作的途徑

地質(zhì)資料數(shù)字化的作用及推進數(shù)字化工作的途徑

0引言
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡化程度逐步普及，信息資源的數(shù)字化已經(jīng)成為當今檔案界關(guān)注的熱點。
檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化也是地質(zhì)資料檔案館發(fā)展的方向和目標，是檔案事業(yè)適應時代發(fā)展的必然趨勢。

1地質(zhì)資料數(shù)字化是現(xiàn)代檔案館的工作基礎

想實現(xiàn)地質(zhì)資料數(shù)字化，所有館藏檔案目錄數(shù)字化是建設數(shù)字化地質(zhì)資料檔案館的基礎。
目前，地質(zhì)資料龐雜、繁復，資料類型多，人工檢索效率低。檔案目錄的數(shù)字化，就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。其過程簡單枯燥，工作量巨大，需要依賴人工對檔案信息進行著錄、標引和錄入。但工作質(zhì)量要求相當高，要建立高質(zhì)量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫決非易事。做好這項工作的關(guān)鍵是：第一要嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引及其機讀目錄數(shù)據(jù)的錄人工作，
第二要科學選定檔案目
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檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉(zhuǎn)變。除此之外，數(shù)字檔案館從誕生到成熟，它自身也有一個逐漸演變的過程，這種演變的過程決定了數(shù)字檔案館的建設和完善是一個漫長的過程。
華東分公司資料中心啟用了中石化地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，改變了以前單機的資料整理方式，要實現(xiàn)從手工到電子的轉(zhuǎn)移，需要做很多的基礎工作。為此對新進來的資料全部使用系統(tǒng)著錄，同時對以前的老資料進行搬遷，雖然前期已經(jīng)通過軟件導入了大量信息，但還須對每件文件級資料重新進行著錄、貼條形碼、貼文件級標簽，有電子文檔的科研報告還進行了上傳電子文件工作，為今后科研人員查閱資料提供了更全面更便捷的途徑，資料信息盡可能的詳細，為實現(xiàn)資源共享做好充分的準備。
《地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》已基本能滿足分公司資料管理方面的需求。走在了中石化地質(zhì)資料總目錄庫建立的前列。

3逐步實現(xiàn)館藏檔案全文數(shù)字化是建設數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵

現(xiàn)在大多數(shù)地質(zhì)資料檔案館的館藏正以驚人的速度增加，而且絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，電子檔案資源只有很少的一部分，這給館藏檔案全文數(shù)字化帶來了很大難度。因此我們應該對館藏結(jié)構(gòu)進行認真研究，應該有重點的確定館藏檔案全文數(shù)字化的范圍，制定詳細的計劃，比如：可以先當年，然后逐漸依次去年、前年……，在這過程中也可以先將重點區(qū)塊，利用率高的地質(zhì)資料數(shù)字化，再逐步相關(guān)區(qū)塊及全部地質(zhì)資料數(shù)字化。
按照國家和中石化對地質(zhì)資料數(shù)字化以及信息化利用和服務的目標和要求。依據(jù)地質(zhì)資料管理條例，從2Oo4年起已要求并實施了紙質(zhì)資料和電子文本資料同時上交和匯交，但是2004年以前的大量歷史資料的數(shù)字化是一項工程量巨大的工作，特別是年代長的陳舊的資料，在數(shù)字掃描電子化過程中會遇到更多的困難。經(jīng)過前期調(diào)研，近期若設備條件完備我們將按時代由近及遠、按資料由新到老分年度安排計劃予以實施。結(jié)合《地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》錄入建庫并可查詢、利用與服務。
數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，由計算機網(wǎng)絡構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義越來越大，數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，因此，應緊跟社會發(fā)展的需要，加快實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化網(wǎng)絡建設，促進檔案信息的共享與利用。這樣才能為加快實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化網(wǎng)絡建設提供充足的技術(shù)支持。

4加強地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的維護是確保數(shù)字化檔案館功能實現(xiàn)的保障

4．1數(shù)字化檔案館建設所需人才問題人才是當今科技進步和社會發(fā)展最重要的資源，對于建設數(shù)字化檔案館顯得尤為重要。
資料檔案管理部門很少有專業(yè)資料管理人員。
其現(xiàn)有人員大多是其他與地質(zhì)關(guān)系不大的專業(yè)改過來的，其知識面較窄。要想改變現(xiàn)狀必需采取以下措施。
一是引進各類人才，重點是引進與本行業(yè)有關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才和計算機專家。如石油工程專業(yè)在引進檔案管理人才時，要錄用懂得鉆井工程專業(yè)的畢業(yè)生。
二是“不求所有，只求所用”的人才流動政策。
可以采取調(diào)動、聘用、兼職、合作研究等辦法。經(jīng)常性地開展資料管理經(jīng)驗交流、主動到上級機關(guān)和兄弟單位相互學習、取經(jīng)，也是提高資料管理人才素質(zhì)的途徑。
三是作為新時期的資料管理工作者，從工作實踐升華到理論研究，促進理論與實踐的結(jié)合，推動管理的改進。
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