基于流程再造的高校管理改革探析

基于流程再造的高校管理改革探析
丁烈云
一個組織的活動總是在一定的目標(biāo)指引下由諸多流程組成，學(xué)校管理活動離不開對流程進(jìn)行設(shè)計。麻省理工學(xué)院(MIT)、伯克利加州大學(xué)、淑明女子大學(xué)等都曾運(yùn)用流程再造理論改革學(xué)校管理，提高了管理效益和師生的滿意度，降低了管理成本，使得教學(xué)科研等核心工作運(yùn)轉(zhuǎn)更加流暢。從高校管理流程再造的角度，探討提高高校管理水平的基本思路，是一個重要的視角。
一、以效益為目的，簡化管理流程
根據(jù)流程再造的創(chuàng)始者哈默和錢皮的定義，流程再造乃是對組織的作業(yè)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，以求在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等各項(xiàng)當(dāng)今至關(guān)重要的績效標(biāo)準(zhǔn)上取得顯著的改善。所以，高校流程的再造要從以往我們關(guān)注不夠的成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面人手，簡化和集成管理流程，提高管理效率，降低管理成本。
建立扁平化的組織結(jié)構(gòu)。有效推進(jìn)學(xué)校管理流程改進(jìn)，必須要有合理的、科學(xué)的組織體系。
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再造MIT”中，MIT安裝了全球最大的管理軟件廠商SAP開發(fā)的第三代實(shí)時管理軟件，使得學(xué)校管理人員能夠獲得各種實(shí)時的信息，從而幫助他們做出更快、更好的決策。現(xiàn)在，基于現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字化校園建設(shè)也已成為世界各國高校發(fā)展的共同趨勢。高校利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)等所有信息資源進(jìn)行全面的數(shù)字化，形成數(shù)字化的信息管理方式和溝通傳播方式，推動學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化。
集成任務(wù)，簡化流程。在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)改造和建立協(xié)同管理平臺之后，就要對傳統(tǒng)分散的業(yè)務(wù)流程按照優(yōu)化、順暢、高效的目標(biāo)進(jìn)行重組和再造，手段包括清除非必要的活動任務(wù)、簡化程序、整合任務(wù)和自動化。改進(jìn)現(xiàn)有學(xué)校管理流程的重點(diǎn)在于集成任務(wù)，包括：信息集成，信息只從源頭一次獲取，使流程具有更高效率和準(zhǔn)確性；功能和部門集成，盡可能減少教師和學(xué)生為某事反復(fù)接觸辦事人員；任務(wù)集成，把類似的活動整合集成。集成任務(wù)后就要建立以流程為中心的綜合業(yè)務(wù)流程，這種業(yè)務(wù)流程將一項(xiàng)事務(wù)的多個步驟、多個部門、多個環(huán)節(jié)整合在一起，由相應(yīng)的流程執(zhí)行小組或委員會來完成，如高校的職稱評定委員會、學(xué)位評定委員會等，其解決問題的速度比它所取代的以流水線為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)流程一般要快得多。
在MIT的流程再造中，就非常注重任務(wù)的集成和整合，比如，MIT流程再造的一個重要方面就是“整合供應(yīng)商”，包括辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)物資、家具、電腦及耗材的統(tǒng)一采購，印刷、臨時勞務(wù)的統(tǒng)一外包等，這樣就能和外面的物資公司建立鞏固的合作關(guān)系獲得更多的折扣，并且能夠騰出印刷廠等原來所占的辦學(xué)空間，用于學(xué)校的核心事務(wù)，統(tǒng)一采購也便于日后的物資管理和日常維護(hù)。反觀我國的許多高校，重復(fù)建設(shè)，各自為政，任務(wù)和資源沒有集成，比如每個院都有自己的資料室、計算機(jī)機(jī)房和教學(xué)科研儀器設(shè)備，占的辦學(xué)空間多，成本高，利用率反而很低。
二、以需求為導(dǎo)向，優(yōu)化管理流程
需求意識和服務(wù)意識是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的生命線，同樣也是現(xiàn)代大學(xué)發(fā)展的生命線。所以，樹立需求意識和服務(wù)意識是大學(xué)管理改革和流程重建的核心內(nèi)容之一。
從“管理導(dǎo)向”到“服務(wù)導(dǎo)向”。我國高等學(xué)校的管理像其它管理一樣，是從計劃經(jīng)濟(jì)_中走過來的。在計劃經(jīng)濟(jì)_下，為貫徹實(shí)施計劃，強(qiáng)有力的控制是必不可少的，由此形成了以控制為指導(dǎo)思想，以行政為手段的管理模式。進(jìn)人21世紀(jì)，我國的經(jīng)濟(jì)_發(fā)生了巨大變革，外部環(huán)境的變化對人才需求和人才培養(yǎng)模式提出了新的要求。體現(xiàn)高校管理有效性的一個重要方面，是高校的服務(wù)能力、效率和效果。為師生服務(wù)，對師生的需要給予充分的回應(yīng)，為教師素質(zhì)的普遍提高和學(xué)生的全面發(fā)展創(chuàng)造必要條件、提供相應(yīng)的服務(wù)，是高校的根本任務(wù)。管理不是目的，只是手段，其實(shí)質(zhì)是服務(wù)，其最終目的是為了創(chuàng)造一種好的發(fā)展環(huán)境。寓管理于服務(wù)之中，是現(xiàn)代高校管理的藝術(shù)體現(xiàn)�！胺⻊�(wù)導(dǎo)向”的高校管理，概括起來，即行政管理者由原來的控制者，改變?yōu)榉⻊?wù)者和興利者。企業(yè)再造理論強(qiáng)調(diào)顧客至上，以為顧客提供便捷、直接、令顧客滿意的服務(wù)為己任，學(xué)校的流程改造也是如此。
以教師和學(xué)生為導(dǎo)向的一站式服務(wù)。一站式服務(wù)，作為改善服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的重要措施，正成為我國許多高校改善服務(wù)的重要舉措�！耙徽臼健狈⻊�(wù)模式，其重要特征是盡量減少師生與管理部門的接觸點(diǎn)，讓師生 ……（未完，全文共5014字，當(dāng)前僅顯示1761字，請閱讀下面提示信息。收藏《基于流程再造的高校管理改革探析》）